日本行政・事務アシスタント

Administrative Assistant – Japan

日本行政・事務アシスタント

About VANZBON Global｜会社紹介

VANZBON Global is an international business services platform supporting companies and entrepreneurs with overseas market entry, company incorporation, accounting and tax compliance, legal coordination, and cross-border business support.

VANZBON Globalは、企業や起業家の海外市場進出、会社設立、会計・税務対応、法律専門家との連携、国際的な事業運営を支援するビジネスサービスプラットフォームです。

We are looking for an Administrative Assistant to support our operations in Japan, including documentation, local service-provider coordination, business visits, and daily office administration.

日本での事業運営を支える行政・事務アシスタントを募集しています。書類管理、現地の専門サービス機関との連携、出張・視察の手配、日常的な事務業務などをご担当いただきます。

About the Role｜ポジション概要

This role provides administrative and operational support for our Japan business and helps coordinate communication between our headquarters and local partners. Strong Japanese language skills, organizational abilities, and attention to detail are essential. Chinese language skills are an advantage but are not required.

日本事業に関する事務・運営サポートを行い、本社と日本の現地パートナーとの連携を支えるポジションです。高い日本語運用能力、業務を整理して進める力、細部への注意力を重視します。中国語ができる方は歓迎しますが、必須ではありません。

Key Responsibilities｜主な業務内容

1. Registration and Documentation Support｜会社設立・各種手続きのサポート

● Assist with preparing, organizing, and submitting documents for company incorporation, tax registration, and relevant applications, in coordination with local professional service providers.

現地の専門家と連携し、会社設立、税務関連の届出、各種申請に必要な書類の準備・整理・提出を補助する。

● Liaise with administrative scriveners, judicial scriveners, lawyers, accountants, tax professionals, and other local service providers to follow up on documents, application progress, and deadlines.

行政書士、司法書士、弁護士、公認会計士、税理士などと連絡を取り、必要書類、手続きの進捗、期限を確認・管理する。

● Maintain accurate records of registration documents, permits, and compliance-related correspondence.

登記関連書類、許認可書類、コンプライアンスに関する連絡記録を適切に保管・管理する。

● Monitor relevant official announcements and regulatory updates, and support follow-up with the team and qualified professionals.

関連する公的機関の発表や制度変更の情報を収集し、社内および専門家との確認・対応を補助する。

2. Business Visit and Meeting Coordination｜出張・視察および会議の手配

● Arrange business visits to Japan, including meeting schedules, accommodation, transportation, and reception.

来日する本社・海外チームの出張や視察に伴う日程調整、宿泊・交通手配、来訪者対応を行う。

● Support business meetings, prepare meeting minutes, and coordinate interpretation or translation resources when needed.

商談・会議の運営を補助し、議事録の作成や、必要に応じた通訳・翻訳の手配を行う。

● Assist visiting teams with visa documentation, travel preparations, and practical guidance on Japanese business etiquette.

来日メンバーのビザ申請に必要な資料の準備を補助し、渡航準備や日本のビジネスマナーに関する情報提供を行う。

3. Market Research and Information Management｜市場調査・情報管理

● Collect and summarize market information, industry reports, policy updates, and competitor information.

日本市場の情報、業界レポート、政策動向、競合情報を収集・整理する。

● Prepare Excel summaries and PowerPoint presentations, and maintain market and partner information records.

ExcelやPowerPointを使用して資料を作成し、市場情報やパートナー情報を管理・更新する。

4. Daily Administration and Team Coordination｜日常事務・社内連携

● Coordinate communication between headquarters and local partners, and track pending tasks and deadlines.

本社と現地パートナーとの連絡調整を行い、対応事項の進捗や期限を管理する。

● Handle daily office administration, including correspondence, expense claims, meeting bookings, and office supplies.

メール・郵便対応、経費精算、会議予約、備品管理など、日常的な事務業務を担当する。

Qualifications｜必須要件

● Business-level Japanese proficiency equivalent to JLPT N1, with strong spoken communication and accurate business writing.

日本語能力試験（JLPT）N1相当の日本語力を有し、ビジネスでの円滑な会話や正確な文書作成ができる方。

● Bachelor’s degree or above; studies in administration, international business, Japanese, or a related field are preferred.

大学卒業以上。行政・経営管理、国際ビジネス、日本語などの関連分野を学んだ方は歓迎します。

● At least one year of administrative, office support, or business coordination experience in Japan. Recent graduates with relevant internship experience are also welcome to apply.

日本での事務、オフィスサポート、業務調整などの経験が1年以上ある方。関連するインターンシップ経験をお持ちの新卒・既卒の方も応募可能です。

● Proficiency in Microsoft Word, Excel, and PowerPoint.

Microsoft Word、Excel、PowerPointの基本操作ができる方。

● Strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple tasks and deadlines.

正確かつ丁寧に業務を進め、複数の業務や期限を適切に管理できる方。

● Effective communication skills, a service-oriented approach, and the ability to work across cultures.

円滑なコミュニケーションができ、相手の立場を考えて対応し、異なる文化的背景を持つメンバーと協働できる方。

● Ability to handle confidential information responsibly and resolve routine administrative issues independently.

機密情報を適切に取り扱い、日常的な事務上の課題に主体的に対応できる方。

Preferred Qualifications｜歓迎要件

● Chinese language skills for communication with our headquarters team.

本社チームとの連絡に活用できる中国語力。

● Familiarity with Japanese company incorporation procedures, business documentation, or professional service-provider coordination.

日本の会社設立手続き、ビジネス関連書類、または専門サービス機関との連携経験・知識。

● Understanding of Japanese business etiquette and basic market research methods.

日本のビジネスマナーや基本的な市場調査手法への理解。

● Basic English reading and writing skills.

基礎的な英語の読み書き能力。

How to Apply｜応募方法

Please apply through LinkedIn with your CV, highlighting your Japanese language proficiency, any additional language skills, and relevant experience in Japan.

LinkedInより履歴書または職務経歴書を添えてご応募ください。日本語力、その他の語学力、日本での関連業務経験をご記載ください。