社長秘書

仕事内容:

◼︎ポジション概要

事業と組織の拡大に伴い、代表の社内外の予定、出張、会食、面談等が増えています。本ポジションでは、代表のスケジュール管理や各種手配を中心に、必要な情報の整理、社内外関係者との連絡、突発的な依頼への対応を担っていただきます。

単に依頼された業務を処理するだけではなく、予定や業務の背景を理解し、次に必要な準備や確認を先回りして進める役割です。秘書業務を主軸としながら、業務状況に応じてオフィス環境整備や社内手続きなどの総務業務も担当します。

代表との距離が近いからこそ、正確さ、柔軟性、守秘意識に加え、簡潔に確認・報告できるコミュニケーション力を重視します。

◼︎募集背景

現在、代表の出張手配や各種サポート業務は、購買物流チームのメンバーが既存業務と兼務しています。しかし、事業拡大によって代表の活動範囲と依頼事項が増える中、兼務で継続することが難しくなっています。

代表が経営判断、社外折衝、事業推進に集中できる状態をつくるため、秘書業務を安定して担う専任メンバーを採用します。

急な予定変更や社内サポートにも責任を持って対応できる体制を重視し、派遣・パートではなく正社員としての採用を予定しています。

◼︎業務内容

代表のスケジュール・出張・社内外調整を中心とした秘書業務と、管理部門における一部の総務業務を担当します。業務割合は代表の予定や会社の状況に応じて変動しますが、秘書業務を最優先とします。

（1）代表秘書業務

• 代表のスケジュール管理、優先順位を踏まえた日程調整

• 社内外の会議、面談、会食等の調整

• 国内外の出張手配、交通・宿泊等の予約、旅程表の作成

• 予定変更、キャンセル、追加手配等への対応

• 来客対応、会議室・オンライン会議等の準備

• 社内外関係者への連絡、確認、リマインド

• 会議・訪問に必要な資料や情報の収集・整理

• 経費精算、請求書処理等の事務対応

• その他、代表からの依頼事項への対応

（2）総務・社内サポート

• 備品、消耗品、郵便物等の管理

• オフィス環境の整備と必要な業者手配

• 社内行事、会食、贈答品等の準備

• 入退社や各種社内手続きの補助

• 管理部門における書類・データ整理

• その他、組織運営に必要な庶務・総務業務

◼︎入社後に期待すること

〜入社1カ月

• 操電の事業、組織、主要な社内外関係者を理解する

• 代表の仕事の進め方、予定の優先順位、確認・報告方法を把握する

• 現在のスケジュール管理、出張手配、経費精算等の流れを引き継ぐ

• 進行中の予定、定例会議、出張、会食等を整理する

〜入社3カ月

• 代表の予定調整、出張・会食手配を自立して進める

• 会議や訪問の目的を理解し、必要な情報・資料を事前に準備する

• 急な予定変更に対し、関係者への連絡と再調整を正確に行う

• 定型的な総務・社内サポート業務を安定して担当する

〜入社6カ月

• 代表の優先事項を踏まえ、予定や依頼を先回りして整理する

• 複数の予定・依頼が重なった際に、適切に優先順位を判断する

• 代表、管理部門、各事業部間の情報連携を円滑にする

• 秘書・総務業務の手順を整理し、抜け漏れを防ぐ運用を定着させる

• 代表が経営・事業推進に集中できる安定したサポート体制を構築する

アピールポイント:

（1）経営のすぐそばで、会社の成長を支えられる

代表の日々の意思決定や社内外の重要な予定に近い立場で、経営者が本来注力すべき業務へ集中できる環境をつくります。自ら整えた準備や調整が、会社の意思決定と事業推進のスピードに直結します。

（2）秘書経験を組織運営へ広げられる

スケジュール管理や出張手配だけでなく、総務や社内サポートにも関わります。秘書としての専門性を活かしながら、成長企業の管理体制や組織運営へ経験を広げられるポジションです。

求める人材:

◼︎必須経験・スキル

• 事業会社における役員秘書または社長秘書の実務経験

• 複数の予定や依頼を整理し、優先順位を判断して対応した経験

• 社内外の関係者と正確かつ丁寧に調整できるコミュニケーション力

• 急な予定変更や依頼に対し、落ち着いて柔軟に対応できる力

• 機密情報や個人情報を適切に取り扱える高い守秘意識

◼︎歓迎経験・スキル

• 一定規模以上の企業における役員秘書経験

• オーナー企業、スタートアップ、成長企業における秘書経験

• 総務、庶務、管理部門での実務経験

• 国内外の出張手配、複雑な旅程調整の経験

• 英語を用いた予約、メール、簡単な問い合わせ対応の経験

• Google Workspace、Slack、経費精算ツール等の使用経験

• 秘書検定等の関連資格

◼︎求める人物像

• 代表の仕事の進め方を理解し、依頼される前に必要な準備ができる方

• 複数の依頼が重なっても、重要度と緊急度を整理して対応できる方

• 相手や状況に応じて、連絡方法やコミュニケーションの距離感を調整できる方

• 口頭の依頼を正確に理解し、不明点を簡潔に確認できる方

• 進捗、変更点、懸念事項を適切なタイミングで報告できる方

• 目立つことより、周囲が円滑に動ける状態をつくることにやりがいを感じる方

• 業務範囲を狭く限定せず、必要な総務・社内サポートにも対応できる方

勤務時間・曜日:

【勤務時間】
10:00-19:00（実働8時間・休憩60分）

【雇用形態】
正社員

休暇・休日:

完全週休2日制（祝祭日、年末年始等）

アクセス:

・新富町駅から徒歩3分

・築地駅から徒歩5分

給与:

固定残業代あり：年俸 ￥4,000,000 〜 ￥6,000,000は1か月当たりの固定残業代￥35,000〜￥53,000（20時間相当分）を含む。20時間を超える残業代は追加で支給する。

待遇・福利厚生:

各種保険（健康保険、厚生年金保険、雇用保険、労災保険）

その他:

【採用までの流れ】
1.Indeedから応募
2.リモートでの一次面接→2次面接（＋最終面接）→内定
メールにて採用可否をご連絡します。

雇用形態: 正社員

給与: 4,000,000円 - 6,000,000円 年俸

平均所定労働時間（1か月当たり）: 160時間

学歴:

• 高等学校卒業 (必須)

資格と免許:

• フォークリフト免許 (望ましい)
• 電気工事士免許 (望ましい)