Conference Coordinator

Syfte med rollen

Som Conference Coordinator ansvarar du för den administrativa planeringen, koordineringen och det operativa genomförandet av hotellets konferenser, möten och event.

Rollen kombinerar planering, kundkontakt och praktiskt arbete med målet att skapa en professionell, personlig och välorganiserad konferensupplevelse.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Planering och administration

• Ta över bekräftade bokningar för detaljplanering.
• Ha kundkontakt kring tider, program, teknik, måltider och önskemål.
• Upprätta och uppdatera konferensunderlag och körscheman.
• Säkerställa att berörda avdelningar får korrekt information.
• Planera kommande konferenser med god framförhållning.

Koordinering och genomförande

• Ansvara för det operativa genomförandet av tilldelade konferenser och event.
• Säkerställa att lokaler, möblering, teknik och material är förberedda.
• Samordna arbetet med restaurang, kök, reception och övriga avdelningar.
• Välkomna gäster och vara deras huvudsakliga kontaktperson på plats.
• Säkerställa att arrangemangen följer planeringen.
• Hantera förändringar och lösa praktiska utmaningar.

Praktiskt arbete och service

• Vara delaktig i förberedelser och återställning av konferenslokaler.
• Säkerställa att fika och övrig förtäring finns på plats enligt bokning och ansvarsfördelning.
• Utföra möbleringsförändringar.
• Hålla konferenslokaler och gemensamma ytor representativa.
• Ge gästerna ett professionellt och personligt bemötande.

Uppföljning och utveckling

• Följa upp genomförda arrangemang.
• Dokumentera avvikelser, kundönskemål och tilläggsbeställningar.
• Återkoppla till Sales Manager.
• Bidra till förbättrade rutiner, arbetssätt och gästupplevelser.

Ansvar och befogenheter

Conference Coordinator arbetar självständigt med planering och operativ koordinering inom sitt ansvarsområde, i nära samarbete med Sales Manager.

Rollen har ansvar för det praktiska genomförandet men inte det övergripande affärsansvaret eller personalansvar för andra avdelningar.

Större förändringar, ekonomiska beslut, prissättning och avtalsfrågor förankras med Sales Manager.

Kvalifikationer och meriter

Meriterande

• Tidigare erfarenhet av konferens, möten, event eller hotellverksamhet.
• Kunskaper i Proposales eller liknande offertsystem.
• Kunskaper i VisBook eller liknande PMS-system.

Målsättning

Att säkerställa välplanerade och professionellt genomförda konferenser och event med hög servicenivå, god intern kommunikation och nöjda gäster.

Anställningsvillkor

• Tjänst: Conference Coordinator – Meeting & Event

• Omfattning: Heltid, 100%

• Lön: Enligt överenskommelse

• Tillträde: Enligt överenskommelse, omgående

• Arbetstider: Huvudsakligen måndag–fredag, kl. 08.00–17.00.

  Kvälls- och helgarbete förekommer vid behov i samband med konferenser och event.

• Arbetsplats: Willow Hotel, Trelleborg

Rapporterar till: Sales Manager / Ansvarig för Meeting & Event

BWH Hotels Scandinavia – Lokala pärlor överallt i Skandinavien

BWH Hotels är ett ledande globalt hotellnätverk som består av Best Western Hotels & Resorts, WorldHotels Collection och Aiden by Best Western.

Best Western Hotels & Resorts (BWHR) är en ikonisk hotellkedja med över 70 års erfarenhet. Idag omfattar BWHR tio varumärken med tre- och fyrstjärniga hotell.

Aiden by Best Western erbjuder en ny generation av hotell för den smarta och medvetna gästen som söker bekvämlighet och effektiva lösningar under resan.

WorldHotels har en imponerande samling av unika och exklusiva hotell och resorter på olika destinationer världen över. BWHR, Aiden och WorldHotels erbjuder en hotellportfölj med alternativ i varje marknadssegment – från ekonomi till lyx.