Costumer Concierge

Lokasi Penempatan: Filmore Medical Clinic - Kelapa Gading

---

Peran & Tanggung Jawab

Admission

• Menyambut setiap pasien dan pengunjung dengan ramah, profesional, serta menciptakan pengalaman layanan yang hangat dan nyaman sejak kedatangan.
• Membantu proses check-in, registrasi, verifikasi data pasien, serta memastikan seluruh informasi pasien telah tercatat dengan akurat di sistem EMR.
• Melakukan koordinasi dengan tim medis dan operasional untuk memastikan pelayanan pasien berjalan secara efektif dan efisien.

Penjadwalan Janji Temu

• Mengelola dan menjadwalkan janji temu pasien secara efektif, berkoordinasi dengan dokter dan tim operasional.
• Melakukan konfirmasi, pengingat, serta penjadwalan ulang janji temu jika diperlukan.
• Menyusun dan mendistribusikan jadwal harian kepada dokter setiap pagi.

Pelayanan Pelanggan

• Menjadi titik kontak utama bagi pasien terkait informasi layanan, kebijakan, dan prosedur klinik.
• Melakukan follow-up pasca konsultasi/perawatan untuk memastikan pengalaman pasien yang optimal.
• Memberikan informasi yang jelas mengenai layanan klinik, dokter, prosedur, serta alur kunjungan kepada pasien.
• Menangani keluhan pasien secara profesional, melakukan tindak lanjut yang diperlukan, serta mengeskalasi permasalahan kepada pihak terkait apabila dibutuhkan.
• Membangun hubungan yang baik dengan pasien melalui pelayanan yang responsif, empatik, dan berorientasi pada kepuasan pelanggan.

Dukungan Administratif

• Melakukan tugas administratif seperti input data, pengarsipan, dan pemeliharaan rekam medis pasien (EMR).
• Mengelola komunikasi melalui telepon, email, dan kanal lainnya secara efektif.
• Menangani proses billing, pembayaran, serta kelengkapan administrasi tindakan.
• Berkoordinasi dengan tim medis (dokter, perawat, terapis) untuk memastikan alur pasien berjalan lancar.
• Mengatur penempatan pasien kepada tenaga medis yang sesuai.
• Memastikan komunikasi yang efektif antar tim untuk memenuhi kebutuhan pasien.

Penampilan Fasilitas

• Memastikan area resepsionis dan ruang tunggu selalu bersih, rapi, dan representatif.
• Memantau dan memastikan ketersediaan materi promosi dan informasi klinik.

---

Kualifikasi

• Minimal pendidikan D3/S1, diutamakan dari bidang Administrasi, Hospitality, atau Kesehatan
• Memiliki pengalaman sebagai Customer Service / Front Office, diutamakan di klinik atau rumah sakit
• Memiliki pengalaman dalam handling admission dan proses asuransi pasien menjadi nilai tambah
• Komunikatif, ramah, dan memiliki kemampuan interpersonal yang baik
• Mampu bekerja secara detail, rapi, dan terorganisir
• Mampu bekerja dalam tim maupun individu di lingkungan yang dinamis
• Familiar dengan sistem EMR menjadi nilai tambah