Departman Asistanı

İş Hakkında

Destek verdiği departmanların iç ve dış haberleşmesinin sağlanması, evraklarının dosyalanması, kayıtlarının tutulması, ziyaret ve randevularının programlanması, toplantılar için gerekli hazırlıkların yapılması, misafirlerinin ağırlanmasından yöneticilerine karşı sorumludur.

Temel Sorumluluklar:

1. Departman yöneticilerinin günlük iş planına dair aktiviteleri gerçekleştirir. Ajanda, toplantı ve görüşmelerini organize eder
2. Departman çalışanlarının yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerinde gerekli desteği verir.
3. Departman için gerekli olan, ofis malzemeleri vb gerekli organizasyonu ve desteği sağlar
4. Şirket içi evrak sirkülasyonunu takip eder
5. Departman ile ilgili her türlü siparişin oluşturulmasını, onaylanmasını ve faturanın ve malzemenin takibi sağlar.
6. Misafirleri karşılar. Ziyaretçinin konaklaması ve transferini organize eder.
7. Departmanla ilgili toplantı (yüz yüze ve web üzerinden) organizasyonuna (toplantı odası, ekipman, katılımcılarla iletişim, doküman hazırlığı ve temini vb) destek olur
8. Departmana ait iç ve dış yazışmaların, şirket yazışma kurallarına uygun olarak hazırlanması ve gerekli yerlere iletilmesini sağlar.
9. Sunumları, raporları, taslak şemaları ve organizasyon şemalarını hazırlar
10. Bütçe hazırlıklarına destek verir, aylık olarak zamanında harcamaların takibini yapar
11. Gerektiği durumlarda departmanlarla bağıntılı sistemsel veri girişi ve takibini yürütür

Eğitim Seviyesi

• 4 yıllık lisans eğitimi veren üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun

Deneyim

• Kurumsal firmalarda departman veya yönetici asistanlığı alanında en az 2-3 yıl deneyim

Bilgi ve Beceri

• İyi düzeyde MS Office programlarını kullanma
• İyi düzeyde İngilizce konuşma ve yazma becerisi