Digital Records Specialist

Job Responsibilities:

• Review and upload digital documents received from customers and partner platforms.
• Check that submitted documents are complete, accurate, and meet evaluation requirements.
• Verify customer information, such as name and date of birth, and request identification if there are discrepancies.
• Organize, label, and prepare documents for the verification and evaluation process.
• Identify missing or incomplete documents and communicate requirements to customers.
• Verify the authenticity of electronically submitted documents and their issuing institutions.
• Process newly received documents within one business day.
• Update customers on their application status and respond to document-related inquiries via email or support platforms.
• Request additional documents when necessary to continue processing applications.
• Escalate complex cases or verification issues to the appropriate internal teams.
• Collaborate with colleagues through internal communication tools to resolve issues and ensure timely processing.

Job Qualifications:

• Experience using Slack for internal team communication and collaboration.
• Experience using Zendesk for managing customer inquiries, support tickets, and document processing.
• Strong attention to detail and excellent organizational skills.
• Good written communication and customer service skills.
• Ability to manage multiple tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
• Preferred: Preferably with experience in educational institutions or education-related documentation.

Work Setup: ONSITE

Work Schedule: Monday to Friday, 8:00 AM – 5:00 PM EST