document control

Gambaran Umum Pekerjaan
Kami mencari profesional Document Control yang berpengalaman dan terperinci untuk bergabung dengan tim kami di PT Draco Internasional. Sebagai Document Control, Anda akan memainkan peran penting dalam mengelola, mengorganisir, dan memelihara semua dokumen perusahaan agar tetap terstruktur dan mudah diakses. Posisi ini adalah kunci untuk memastikan kepatuhan terhadap standar dokumentasi, keamanan data, dan efisiensi operasional di seluruh organisasi. Anda akan bekerja dalam lingkungan yang dinamis untuk mendukung berbagai departemen dalam mengelola siklus hidup dokumen dari pembuatan hingga penyimpanan dan pemusnahan. Jabatan ini adalah pekerjaan penuh waktu (full-time) yang berlokasi di Batam, Kepulauan Riau.

Tanggung Jawab Utama

• Mengelola sistem penyimpanan dokumen dan memastikan semua dokumen dikategorikan, diklasifikasikan, dan diindeks dengan benar sesuai dengan standar perusahaan.
• Mengembangkan dan memelihara prosedur kontrol dokumen yang komprehensif, termasuk kebijakan retensi, pemusnahan, dan pengelolaan arsip.
• Melakukan audit dokumen secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan internal dan persyaratan hukum yang berlaku.
• Berkolaborasi dengan berbagai departemen untuk mengumpulkan, mengarsipkan, dan mengelola dokumentasi proyek dan operasional.
• Memelihara basis data dokumen dan sistem manajemen file elektronik untuk memastikan integritas dan aksesibilitas data.
• Menangani permintaan dokumen dari departemen internal dan pihak eksternal sesuai dengan protokol keamanan dan kerahasiaan.
• Menginventarisasi dan melacak dokumen penting untuk memastikan tidak ada dokumen yang hilang atau tidak terakun.
• Memberikan pelatihan kepada staf mengenai prosedur kontrol dokumen dan best practices dalam manajemen file.
• Menyiapkan laporan dan dokumentasi untuk audit compliance dan internal control.

Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan

• Pendidikan minimum: SMA/SMK atau setara; Diploma/Sarjana di bidang Administrasi, Manajemen Dokumen, atau bidang terkait akan menjadi nilai tambah.
• Minimal 3-5 tahun pengalaman dalam manajemen dokumen, kontrol dokumen, atau administrasi kantor.
• Pengetahuan mendalam tentang sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) dan software terkait seperti Microsoft Office 365, SharePoint, atau sistem sejenis.
• Pemahaman yang kuat tentang prinsip-prinsip records management dan compliance dokumentasi sesuai standar internasional.
• Kemampuan organisasi yang sangat baik dengan perhatian detail yang tinggi dalam menangani informasi sensitif.
• Keterampilan komunikasi yang efektif untuk berinteraksi dengan berbagai departemen dan stakeholder.
• Kemampuan untuk bekerja mandiri dan dalam tim dengan prioritas yang jelas.
• Pengetahuan tentang regulasi keamanan data, kerahasiaan dokumen, dan compliance standards lokal dan internasional.
• Keterampilan analitis dan problem-solving untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah dalam manajemen dokumen.