Document Controller

Ben jij sterk in structuur en hou je ervan om administratie nauwkeurig in orde te brengen en te houden?

Functie-informatie:

• Beheren, optimaliseren en inrichten van het Document Management Systeem (DMS) en de goedkeuringsflows,
• Technisch aanpassen van de standaard goedkeuringsflow binnen projecten door het inbouwen van extra stappen, in samenwerking met projectstakeholders
• Nakijken van bevoegdheden en het verlenen van de juiste toegangen tot specifieke informatie.
• Opvolgen van documentversies, revisies en goedkeuringsflows om de meest actuele informatie te borgen.
• Beheren, controleren en coördineren van de volledige levenscyclus van project-, CE- en exploitatiedocumentatie,
• Inschrijven, bijhouden en centraliseren van projectdocumenten, zoals as-built dossiers, uitbatingsdossiers en constructiedossiers, in het daarvoor voorziene systeem, zonder deze zelf op te maken.
• Bewaken van de traceerbaarheid tussen documenten, wijzigingen en de bijhorende goedkeuringen.
• Administratief voorbereiden en ondersteunen van interne en externe audits door het aanleveren van correcte en volledige documentatie, om aan te tonen dat alles conform is bij indienstname.
• Controleren, registreren en classificeren van documenten op volledigheid en vormvereisten
• Uitvoeren van een puur vormelijke controle van documenten op basis van een gestandaardiseerde checklist, zonder inhoudelijke beoordeling.
• Toezien op correcte naamgeving en documentstructuur.
• Optreden als centraal aanspreekpunt voor documentgerelateerde vragen en het sensibiliseren van projectteams,
• Geven van opleidingen en toelichten van processen en flows aan interne en externe partijen, zoals aannemers, om een vlotte samenwerking te garanderen.
• Aanspreken van stakeholders wanneer documenten vastzitten en proactief signaleren van knelpunten of risico’s aan de projectleider.
• Ondersteunen van projectleiders bij documentatieplanning en het opstellen van rapporten over de status van documenten.
• Beheren, opvolgen en uitvoeren van aanvullende administratieve taken
• Aanmaken, opvolgen en beheren van toegangen tot documentatie voor externe medewerkers.
• Verzorgen van algemene informatie-uitwisseling, beheren van projectmailboxen en notuleren tijdens vergaderingen.
• Proactief signaleren van risico’s en doen van verbetervoorstellen binnen documentbeheerprocessen.

Functie-eisen:

• Nederlandstalig
• Ervaring in een grootschalige technische projectomgeving is een plus. Bijvoorbeeld binnen bouw, industriële installaties, ontmantelingsprojecten, engineeringprojecten of sterk gereguleerde omgevingen.
• Vertrouwd zijn met documentatie uit technische projectcontexten, zoals as-built dossiers, constructiedossiers, exploitatiedossiers en technische projectdocumentatie. Bijvoorbeeld in sectoren zoals energie, chemie, farma, automotive of een nucleaire omgeving.

Aanbod:

• Een boeiende job met de nodige verantwoordelijkheid
• Persoonlijke opvolging in je professionele bezigheden
• De mogelijkheid om verder te groeien in je vakgebied
• Een correct salaris aangevuld met extralegale voorwaarden (freelancers komen ook in aanmerking)
• De kans om deel te nemen aan spraakmakende projecten