Document Controller e Segreteria Tecnica

RINA ricerca, a Genova e dintorni, un/una professionista con Partita IVA per attività di Document Control e Segreteria Tecnica a supporto della Divisione Infrastrutture.

La risorsa gestirà l’intero ciclo di vita della documentazione di progetto e aziendale, garantendone correttezza formale, archiviazione, tracciabilità e tempestiva distribuzione tramite sistemi informatizzati.

Principali attività

• Gestione quotidiana dei sistemi DMS/EDMS per caricamento, classificazione, protocollazione e archiviazione di documenti tecnici, commerciali e di qualità, verificandone codifica, nomenclatura e conformità ai template aziendali o di commessa.
• Controllo di versioni e revisioni per evitare l’utilizzo di documenti obsoleti.
• Smistamento della documentazione a Project Manager, ingegneria, clienti e fornitori, con monitoraggio delle approvazioni e gestione dei solleciti.
• Emissione dei Transmittal e predisposizione di report periodici e progress log sull’avanzamento documentale.
• Supporto a migrazioni e aggiornamenti dei sistemi gestionali, incluso il caricamento massivo dei dati, e digitalizzazione di eventuali registri cartacei in file elettronici controllati.

Requisiti

• Diploma di istruzione secondaria superiore, preferibilmente a indirizzo tecnico, industriale, amministrativo o scientifico.
• Da 1 a 3 anni di esperienza con sistemi DMS/EDMS, quali SharePoint, Aconex, Documentum, Alfresco, OpenText o equivalenti.
• Ottima conoscenza del Pacchetto Office, in particolare Excel per reportistica e tabelle di tracciamento, e degli strumenti di editing PDF, come Adobe Acrobat Professional.
• Precisione, attenzione ai dettagli, capacità organizzative, gestione di scadenze serrate e predisposizione al lavoro in team e al confronto con interlocutori diversi.
• Costituisce requisito preferenziale la conoscenza di base delle procedure di Gestione Qualità ISO 9001 o dei flussi di commessa nei settori Ingegneria e Edilizia.

Dettagli dell’incarico

• Sede di svolgimento delle attività: Genova, con modalità di lavoro ibrida.
• Impegno stimato: circa mezza giornata, dal lunedì al venerdì.
• Durata stimata: sei mesi, con possibilità di proroga.
• Avvio indicativo: tra novembre e dicembre.

*RINA is a multinational company providing a wide range of services in the energy, marine, certification, infrastructure & mobility, industry, research & development sectors. Our business model covers the full process of project development, from concept to completion.

At RINA, we endeavor to create a work environment where every single person is valued and encouraged to develop new ideas. We provide equal employment opportunities and are committed to creating a workplace where everyone feels respected and safe from discrimination or harassment of any kind.* We are also compliant to the Italian Law n. 68/99.