Document Manager -Offshore Cluster Borselle

Over de functie

In het kort: Je gaat projectdocumentatie en informatiestromen binnen complexe offshore projecten structureren, bewaken en archiveren, kwaliteitsnormen en contracteisen borgen, rapportages opstellen en trainingen en verbeteringen rondom het documentmanagementsysteem coördineren.

Document Manager

Introductie Bij TenneT werken we aan het elektriciteitsnet van morgen. Als Document Manager speel jij een cruciale rol in het realiseren van een toekomstbestendige energievoorziening. Vanuit jouw specialisme lever je een directe bijdrage aan projecten die Nederland aan houden – vandaag én morgen.

Over TenneT, Unit, Afdeling En Team TenneT is de toonaangevende Europese netbeheerder en speelt een sleutelrol in de energietransitie. Met meer dan 23.500 kilometer aan hoogspanningsverbindingen en bijna 5.000 medewerkers zorgen we voor een veilige en betrouwbare stroomvoorziening in Nederland en grote delen van Duitsland.

Je gaat aan de slag binnen de unit Offshore. Binnen deze unit wordt gewerkt aan de ontwikkeling en realisatie van offshore infrastructuurprojecten die essentieel zijn voor de aansluiting van duurzame energie op het hoogspanningsnet.

Binnen de unit Offshore kom je te werken voor de afdeling Cluster Borssele Project Management. Deze afdeling ondersteunt de voorbereiding, uitvoering en beheersing van complexe offshore projecten en zorgt ervoor dat projecten op een gecontroleerde en efficiënte wijze worden gerealiseerd.

Binnen Cluster Borssele Project Management ga je aan de slag als onderdeel van het projectteam dat verantwoordelijk is voor de coördinatie en beheersing van projectdocumentatie en informatiestromen. Het team zorgt ervoor dat documentatie gedurende de gehele projectlevenscyclus correct wordt beheerd, beoordeeld, gearchiveerd en overgedragen. De werkzaamheden binnen dit team dragen bij aan een effectieve projectuitvoering en een betrouwbare vastlegging van projectinformatie binnen de offshore projecten van TenneT.

De Functie Hoe houd jij Nederland aan? Als Document Manager zorg je voor een gestructureerde, volledige en kwalitatief hoogwaardige beheersing van projectdocumentatie. Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen binnen complexe offshore projecten.

Jouw Werkzaamheden Omvatten Onder Andere

• Zorgdragen dat alle documentatiestromen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen.
• Monitoren en bewaken van contractuele documentatiespecificaties van TenneT, zoals UAV-GC vereisten.
• Signaleren van mogelijke systeemverbeteringen en samenwerken met verantwoordelijken om deze door te voeren.
• Beheren van het volledige documentatiedossier binnen de toepasselijke systemen en zorgdragen voor correcte archivering.
• Opstellen en onderhouden van projectinterne documentatiearchivering conform TenneT-specificaties en projectspecifieke eisen.
• Coördineren van documentatiearchivering en kwaliteitsborging binnen systemen zoals SharePoint en andere samenwerkingsplatformen.
• Coördineren, organiseren en indien nodig verzorgen van trainingen voor management en document controllers met betrekking tot het Document Management Systeem (DMS).
• Opstellen van rapportages, bewaken van contractuele beoordelingstermijnen en opvolgen van interne deadlines voor documentreviews.
• Registreren en implementeren van lessons learned ten behoeve van continue verbetering.
• Beheren en controleren van het proces rondom de definitieve overdracht van documentatie aan relevante stakeholders.
• Actief bijdragen aan een veilige werkomgeving voor jezelf, collega's en opdrachtnemers.

Je werkt intensief samen met projectmanagement, contractmanagement, document controllers, opdrachtnemers en andere interne en externe stakeholders.

Praktische Info

• Deze opdracht betreft een ziektevervanging.
• De standplaats is kantoor Rijnpoort in Arnhem. Hier zul je minimaal 2 dagen per week op locatie werken. Daarnaast zul je maximaal 2 keer per maand naar andere (project)locaties in het westen van het land moeten reizen.

Eisen

• Dienstverband: Detachering
• Wij ontvangen graag de persoonlijke motivatie en het CV in het Nederlands en in PDF-formaat.
• Minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties, bij voorkeur binnen de infrastructuur- of offshoresector.
• Kennis van documentbeheersystemen; ervaring met systemen zoals Thinkproject en/of Aconex is een pre.
• De kandidaat beschikt over een legitimatiebewijs (een paspoort of identiteitskaart), welke bij intake én op de startdatum van het contract van de kandidaat geldig is en ter controle kan worden overlegd.
• Het is van belang dat de kandidaat beschikbaar is voor de hele gevraagde periode in de aanvraag.

Wensen

• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om werkzaamheden effectief te organiseren en plannen.
• Analytisch vermogen en het vermogen om verschillende belangen te herkennen en hierover een evenwichtig oordeel te vormen.
• Een proactieve werkhouding en de bereidheid om verbeteringen aan te dragen en te implementeren.
• Een sterk kwaliteitsbewustzijn met oog voor detail en procesbeheersing.
• Teamspeler die effectief samenwerkt met verschillende disciplines en stakeholders.
• Herkenning in de TenneT-waarden: eigenaarschap, verbinding en moed.

Competenties

• Goede communicatieve vaardigheden
• Analytisch vermogen
• Proactieve werkhouding
• Kwaliteitsbewustzijn met oog voor detail en procesbeheersing
• Teamspeler
• Eigenaarschap
• Verbinding
• Moed

Overige informatie

Optie tot verlenging: Nee

Gespreksdatum: Onbekend

Dienstverband: Detachering

Over de opdrachtgever

TenneT is de beheerder van het landelijk hoogspanningsnet in Nederland en een groot deel van Duitsland. Ze zorgen voor de levering van elektriciteit aan miljoenen huishoudens en bedrijven en spelen een cruciale rol in de energietransitie naar duurzame energiebronnen.

De sluitingsdatum van deze opdracht is de harde deadline van onze opdrachtgever.

• Om je krachtig voor te kunnen dragen hebben wij minimaal één werkdag nodig om samen met jou alle bescheiden in orde te maken.
• Wanneer je interesse hebt in deze opdracht en overtuigd bent van een sterke match, reageer dan direct!
• Naast een actueel en op de opdracht gericht CV zullen wij altijd vragen om een bondige persoonlijke motivatiebrief (inclusief een toelichting per functie-eis en -wens) en een indicatief uurtarief/maandloon.

Op basis van deze informatie kunnen wij voor je aan de slag! We nemen contact met je op om alle verdere details goed door te nemen en duidelijke afspraken met je te maken.