Event Specialist (Event Project Manager / Event Organizer)

Deskripsi Pekerjaan

Kalau kamu tipe orang yang suka memastikan sebuah event berjalan detail, rapi, dan impactful dari balik layar, role ini cocok buatmu. Di SEVIMA, kamu bukan sekadar “panitia event”. Kamu akan menjadi penghubung utama antara tim Customer Experience, vendor, dan klien Perguruan Tinggi untuk memastikan setiap event berjalan profesional dan menghasilkan impact bisnis nyata. Mulai dari koordinasi venue, akomodasi, stakeholder, hingga menghitung efektivitas budget terhadap potensi revenue, semuanya butuh ketelitian, komunikasi kuat, dan kemampuan problem solving yang cepat. Your next mission awaits!

What You'll Do?

I. Pre-Event

• Menyusun konsep serta timeline untuk program customer engagement (workshop, bimtek, gathering, webinar, coaching clinic).
• Merencanakan event bersama tim Customer Experience berdasarkan target adoption rate, customer retention, sampai peluang upselling/cross-selling klien Perguruan Tinggi existing agar engage dan bertahan.
• Mengelola seluruh kebutuhan logistik pra-event: venue, hotel, transportasi, konsumsi, dan akomodasi peserta maupun internal tim.
• Menyusun RAB/budgeting event serta berkoordinasi dengan vendor dan stakeholder internal untuk persetujuan pelaksanaan.
• Menyiapkan administrasi event (undangan, registrasi peserta, reminder, materi pendukung).

II. Event Execution

• Menjadi eksekutor utama & person in-charge selama pelaksanaan event, memastikan berjalan sesuai rundown, tepat waktu, dan terorganisir.
• Berkoordinasi langsung dengan vendor, narasumber, dan stakeholder Perguruan Tinggi selama event berlangsung.
• Bertindak sebagai MC atau moderator event apabila diperlukan.
• Mengantisipasi dan menyelesaikan kendala operasional secara cepat di lapangan.

III. Post-Event

• Mengolah data budgeting, pengeluaran, dan menghitung efektivitas event terhadap KPI perusahaan seperti; peningkatan adoption rate, customer retention, kepuasan customer terhadap event, sampai peluang upselling/cross-selling.
• Menyusun laporan evaluasi event dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk kebutuhan tim CX/internal.
• Mendistribusikan dokumentasi, materi, dan/atau sertifikat kepada peserta pasca event.

We're Looking For Someone Who:

1. Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan.
2. Memiliki pengalaman di bidang event, project coordination, customer relation, atau hospitality (menjadi nilai tambah jika familiar dengan sektor pendidikan tinggi).
3. Kemampuan komunikasi dan koordinasi lintas divisi yang kuat, termasuk dengan vendor eksternal dan klien Perguruan Tinggi.
4. Teliti, detail-oriented, dan mampu mengelola banyak kebutuhan event secara simultan.
5. Problem solving yang cepat dan tetap tenang di bawah tekanan saat pelaksanaan event berlangsung.
6. Mampu mengoperasikan Microsoft Excel/Google Sheets untuk budgeting dan pengolahan data efektivitas event.
7. Bersedia melakukan perjalanan dinas dan bekerja di lingkungan yang dinamis serta kolaboratif dengan tim After Sales SEVIMA.

Benefit yang Kami Tawarkan:

• Competitive salary.
• Makan siang setiap hari kerja.
• Pengembangan karir dan pelatihan.
• Reward cuti tambahan.
• BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
• Sistem kerja Senin–Jumat (08.30 s/d 16.30 WIB)