Executive Assistant & Operations Support (Teilzeit, 20h)

Wir sind eine schnell wachsende Performance-Marketing-Agentur mit Fokus auf E-Commerce- und Gesundheitsbrands. Unser Alltag ist dynamisch, projektgetrieben und geprägt von vielen parallelen Kundenprojekten, Shootings, Creatives, Influencern und internen Prozessen.

Dafür suchen wir eine extrem strukturierte, zuverlässige und proaktive Person, die Ordnung schafft, Verantwortung übernimmt und dafür sorgt, dass Dinge wirklich erledigt werden.

Du arbeitest direkt mit der Geschäftsführung zusammen und unterstützt im Bereich Operations, Backoffice und Organisation.

Aufgaben

Backoffice & Buchhaltung (Priorität)

• Rechnungen sammeln, prüfen und organisieren
• Pflege von DATEV & Lexoffice
• Kommunikation mit Steuerberater
• Fehlende Unterlagen nachverfolgen
• Überblick über offene Rechnungen behalten
• Strukturierung von Dokumenten & Ablagen

Projektmanagement & Operations

• Organisation von Shootings
• Koordination von UGC-Creatorn & Influencern

Executive Assistance

• Kalender- und Terminmanagement
• Reiseplanung
• E-Mail-Organisation
• Reminder & Nachverfolgung offener Punkte
• Unterstützung im Recruiting-Prozess

Team & Kommunikation

• Kommunikation mit externen Partnern
• Teilweise Kundenkommunikation
• Koordination innerhalb des Teams

Qualifikation

Das bringst du mit

• Extreme Struktur & Organisation
• Hohe Eigenverantwortung
• Zuverlässigkeit
• Schnelles Mitdenken
• Starke Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig im Blick zu behalten
• Follow-through: Dinge werden wirklich abgeschlossen

Idealerweise:

• Erfahrung im Backoffice, Operations oder als Assistenz
• Erfahrung mit DATEV oder Lexoffice
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools wie ClickUp
• Sicherer Umgang mit Google Workspace
• Gute Englischkenntnisse

Was NICHT zu uns passt

• Chaotische Arbeitsweise
• Langsame Umsetzung
• Ständiger Bedarf an Anleitung
• Vergesslichkeit
• Fehlende Eigeninitiative
• „Ich warte auf Aufgaben“-Mentalität

Wir suchen jemanden, der Verantwortung übernimmt und aktiv mitdenkt

Benefits

• Wellpass-Mitgliedschaft
• Deutschlandticket
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Hohe Verantwortung & Ownership
• Moderne KI-gestützte Arbeitsprozesse
• Dynamisches und wachstumsorientiertes Umfeld
• Viel Gestaltungsspielraum
• Möglichkeit, langfristig mit der Rolle mitzuwachsen (Vollzeit)
• Spannende Projekte im Bereich Marketing, Content & Social Media
• Flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern jemanden, der Verantwortung übernimmt, Struktur schafft und aktiv mitdenkt.

Wenn du organisiert bist, Dinge gerne im Griff hast und Lust hast, in einem schnell wachsenden Umfeld echten Impact zu haben, freuen wir uns auf deine Bewerbung.