Executive Assistant / Asistente ejecutiva

Job Overview

We are looking for a reliable, organized, and proactive Executive Assistant to help with daily office operations and property management. The ideal candidate must be fluent in both English and Spanish and comfortable communicating professionally with customers, tenants, utility companies, insurance companies, contractors, and other service providers.

Responsibilities

• Review and respond to emails and follow up on pending matters.
• Answer incoming calls and provide professional customer service.
• Communicate with tenants, customers, contractors, insurance companies, and utility providers.
• Assist with rental properties, including tenant inquiries, rental listings, and follow-ups.
• Set up and manage utilities such as electricity, water, and gas for properties.
• Assist with property insurance policies and related documentation.
• Follow up on ongoing projects, repairs, and contractors.
• Track and organize business income, expenses, invoices, and receipts.
• Maintain organized records and property documents.
• Assist with other administrative and office tasks as needed.

Requirements

• Fluent in English and Spanish (required).
• Strong verbal and written communication skills, especially in English.
• Organized, responsible, and able to follow through on tasks.
• Comfortable speaking professionally on the phone.
• Basic computer skills, including email, Microsoft Office, and spreadsheets.
• Ability to multitask and learn new processes.
• Previous administrative, customer service, property management, or bookkeeping experience is a plus but not required.

We are looking for someone dependable who is willing to learn, take initiative, and grow with our company.

Buscamos una persona confiable, organizada y proactiva para desempeñarse como Asistente Ejecutivo/a y ayudar con las operaciones diarias de la oficina y la gestión de propiedades. La persona ideal debe dominar tanto el inglés como el español y sentirse cómoda comunicándose de manera profesional con clientes, inquilinos, compañías de servicios públicos, compañías de seguros, contratistas y otros proveedores de servicios.

Responsabilidades

• Revisar y responder correos electrónicos y dar seguimiento a asuntos pendientes.
• Contestar llamadas entrantes y brindar un servicio profesional al cliente.
• Comunicarse con inquilinos, clientes, contratistas, compañías de seguros y proveedores de servicios públicos.
• Ayudar con las propiedades en alquiler, incluyendo consultas de los inquilinos, anuncios de alquiler y seguimiento de posibles interesados.
• Configurar y gestionar servicios públicos como electricidad, agua y gas para las propiedades.
• Ayudar con las pólizas de seguro de las propiedades y la documentación relacionada.
• Dar seguimiento a proyectos en curso, reparaciones y contratistas.
• Registrar y organizar los ingresos, gastos, facturas y recibos del negocio.
• Mantener organizados los registros y documentos de las propiedades.
• Ayudar con otras tareas administrativas y de oficina según sea necesario.

Requisitos

• Dominio del inglés y el español (requisito obligatorio).
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, especialmente en inglés.
• Ser una persona organizada, responsable y capaz de dar seguimiento a las tareas hasta completarlas.
• Sentirse cómoda hablando profesionalmente por teléfono.
• Conocimientos básicos de computación, incluyendo correo electrónico, Microsoft Office y hojas de cálculo.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y aprender nuevos procesos.
• Se valorará experiencia previa en administración, servicio al cliente, gestión de propiedades o contabilidad, pero no es indispensable.

Buscamos a una persona responsable y confiable, con disposición para aprender, tomar iniciativa y crecer junto con nuestra empresa.

Pay: $13.00 - $18.00 per hour

Work Location: In person