Facility Coordinator

Functieomschrijving:

Als Facility Coordinator ben je verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van onze locatie, faciliteiten en ondersteunende diensten. Je zorgt ervoor dat gebouwen, terrein, technische installaties en het wagenpark veilig, efficiënt en volgens de geldende wet- en regelgeving worden beheerd.

Je bent het centrale aanspreekpunt voor facilitaire zaken en onderhoudt contacten met leveranciers. Daarbij combineer je operationele werkzaamheden op de werkvloer met administratieve en organisatorische taken. Dankzij jouw proactieve aanpak blijven onze faciliteiten in topconditie en kunnen collega's hun werkzaamheden optimaal uitvoeren.

Daarnaast vervul je de rol van Hoofd BHV en draag je actief bij aan een veilige werkomgeving voor medewerkers, bezoekers en externe partijen. Ook ben je verantwoordelijk voor het beheer van facilitaire onderhoudscontracten en stuur je verschillende externe dienstverleners aan, waaronder schoonmaak-, groenonderhouds- en beveiligingspartijen.

Verantwoordelijkheden

Veiligheid & BHV

• Vervullen van de rol van Hoofd BHV.
• Organiseren en plannen van BHV-overleggen.
• Opstellen van notulen en bewaken van actiepunten.
• Coördineren van jaarlijkse BHV-trainingen en calamiteitenoefeningen.
• Actueel houden van noodprocedures en veiligheidsdocumentatie.
• Bevorderen van veiligheidsbewustzijn binnen de organisatie.

Leveranciers- en onderhoudscoördinatie

• Begeleiden van externe leveranciers en onderhoudspartijen op locatie.
• Coördineren van onderhouds-, reparatie- en verbeterwerkzaamheden aan gebouwen, terrein en technische installaties.
• Aansturen en monitoren van werkzaamheden zoals groenonderhoud, schoonmaak, terreinonderhoud en werkzaamheden aan poorten en toegangssystemen.
• Toezien op kwaliteit, planning, veiligheid en uitvoering van werkzaamheden.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor externe facilitaire dienstverleners.

Contractbeheer

• Beheren van facilitaire onderhouds- en servicecontracten.
• Bewaken van contracttermijnen, prestaties, SLA's en afspraken met leveranciers.
• Evalueren van leveranciersprestaties en initiëren van verbeteringen.
• Opvragen en vergelijken van offertes voor facilitaire diensten en onderhoudswerkzaamheden.
• Ondersteunen bij aanbestedingen en contractverlengingen.

Wagenparkbeheer

• Beheer van poolauto's en bedrijfsvoertuigen.
• Uitgifte en registratie van autosleutels.
• Beheer van laadpalen en ondersteuning bij het gebruik van elektrische voertuigen.
• Bijhouden van wagenparkadministratie en relevante documentatie.

Compliance & Technisch Beheer

• Zorgdragen voor tijdige inspecties, certificeringen en wettelijke keuringen.
• Beheer van NEN-certificeringen en overige verplichte keuringsdocumentatie.
• Plannen en opvolgen van preventief onderhoud.
• Signaleren van afwijkingen en initiëren van corrigerende maatregelen.
• Onderhouden van contacten met keuringsinstanties en technische leveranciers.

Algemene Facilitaire Ondersteuning

• Eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij facilitaire vragen en meldingen.
• Coördineren van schoonmaakdiensten en overige facilitaire dienstverlening.
• Beheer van kantoorvoorzieningen, pantry's, koffievoorzieningen en algemene faciliteiten.
• Aansturen van de catering en het bedrijfsrestaurant en fungeren als aanspreekpunt voor de cateraar.
• Bewaken van de kwaliteit van de cateringdienstverlening en signaleren van verbetermogelijkheden.
• Ondersteunen bij audits, verzekeringsinspecties en klantbezoeken.
• Coördineren van vergaderruimtes en algemene facilitaire voorzieningen.
• Signaleren en realiseren van verbeteringen op het gebied van facilitaire dienstverlening, veiligheid en duurzaamheid.
• Ondersteunen bij facilitaire projecten en investeringen.
• Opstellen van rapportages en beheren van facilitaire administratie.

Wie ben jij?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur richting Facility Management.
• Enkele jaren ervaring in een facilitaire of operationele coördinerende functie.
• Organisatorisch sterk en in staat meerdere werkzaamheden gelijktijdig te coördineren.
• Communicatief vaardig en servicegericht.
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Affiniteit met techniek, veiligheid en onderhoud.Erv
• aring met leveranciers- en contractmanagement is een pré.
• BHV-certificering of bereidheid deze te behalen.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie met veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid.
• Een dynamische werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is.
• Ruimte voor initiatief en professionele ontwikkeling.
• Samenwerking met diverse interne en externe stakeholders.
• Marktconforme arbeidsvoorwaarden.

Samenvatting

Als Facility Coordinator zorg je ervoor dat onze locatie veilig, representatief en operationeel blijft. Je bent de verbindende schakel tussen medewerkers, leveranciers en management en levert daarmee een directe bijdrage aan de continuïteit van onze dagelijkse operatie.