Human Resource Operations

Company Description

Được thành lập từ năm 2009, KAY Event là một trong những event agency uy tín trong lĩnh vực truyền thông – sự kiện – trải nghiệm thương hiệu, đồng hành cùng các tập đoàn toàn cầu như Abbott, Hyundai, Samsung, Heineken… Trong một ngành đòi hỏi sáng tạo liên tục, KAY xây dựng đội ngũ trẻ trung, năng động và luôn tìm kiếm những cách làm mới nhằm mang trải nghiệm tổ chức sự kiện vượt ngoài mong đợi. Đồng thời, chúng tôi tập trung phát triển tổ chức một cách bền vững, và con người là giá trị nền tảng cốt lõi.

Role Description

Quản lý Tiền lương:

• Thu thập, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu về chấm công, nghỉ phép, làm thêm giờ, các thông tin liên quan đến tiền lương từ các bộ phận.
• Quản lý việc tính toán lương hàng tháng cho toàn bộ nhân viên, bao gồm lương cơ bản, các khoản phụ cấp, lương làm thêm giờ, tiền thưởng, các khoản khấu trừ và các khoản thanh toán khác.
• Tính toán và quản lý các thay đổi về lương, lương thử việc, nghỉ không hưởng lương, phụ cấp, các khoản chi trả khác cho nhân viên.
• Lập báo cáo tiền lương hàng tháng và trình các cấp có thẩm quyền để phê duyệt thực hiện chi trả lương.

Quản lý Bảo hiểm & Phúc lợi Nhân viên:

• Quản lý các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN cho nhân viên.
• Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đăng ký mới, thay đổi thông tin, tăng/giảm và chấm dứt tham gia bảo hiểm cho nhân viên.
• Theo dõi các chế độ phúc lợi của nhân viên như nghỉ phép năm, nghỉ lễ, phụ cấp, chăm sóc sức khỏe và các phúc lợi khác.
• Phối hợp làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hiểm và cơ quan chức năng khi cần thiết.
• Đảm bảo các chế độ phúc lợi cho nhân viên được thực hiện chính xác và nhất quán theo chính sách của công ty.

Quản lý Dữ liệu & Hồ sơ nhân viên:

• Duy trì và cập nhật dữ liệu nhân sự gốc (master data) và các thông tin về C&B.
• Đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho thông tin về thu nhập và chế độ đãi ngộ của nhân viên.
• Soạn thảo hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, gia hạn hợp đồng và các tài liệu nhân sự liên quan.
• Quản lý các thủ tục hành chính tuyển dụng và thôi việc.
• Theo dõi ngày hết hạn hợp đồng, thời gian thử việc, thông tin nhân viên và các thời hạn nhân sự khác.
• Duy trì và cập nhật các biểu mẫu, hướng dẫn hành chính nhân sự.

Công tác hành chính văn phòng:

• Quản lý công tác hành chính văn phòng hàng ngày nhằm đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.
• Điều phối việc cung ứng văn phòng phẩm, vật tư pantry và các nhu cầu hành chính khác.
• Quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp và đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng.
• Điều phối việc quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cũng như công tác bảo trì, sửa chữa khi cần thiết.
• Theo dõi chi phí hành chính và hỗ trợ quản lý ngân sách liên quan.
• Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác theo sự phân công của Quản lý Nhân sự.

Truyền thông và tổ chức sự kiện nội bộ:

• Tổ chức các sự kiện nội bộ, hoạt động dành cho nhân viên và các sáng kiến gắn kết nhân sự được phân công.
• Góp phần vào truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa, tăng cường trải nghiệm nhân viên.
• Tham gia thực hiện và truyền đạt các chính sách, quy trình và quy định nhân sự.

Qualifications

Học vấn và kinh nghiệm chuyên môn:

• Bằng Cử nhân các chuyên ngành: Nhân sự, Quản trị Kinh doanh, Kế toán, Tài chính, Luật hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Có 1-2 năm kinh nghiệm trong các mảng C&B (Tiền lương & Phúc lợi, Có kinh nghiệm thực hiện các thủ tục Bảo hiểm xã hội và công tác hành chính liên quan đến lao động.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các công ty dịch vụ (agency), tổ chức sự kiện, truyền thông, quảng cáo hoặc môi trường làm việc theo dự án.

Kiến thức và kỹ năng:

• Có kiến thức tốt về Luật Lao động Việt Nam, các quy định về BHXH.
• Có kiến thức bao quát về công tác hành chính nhân sự và quy trình quản lý vòng đời nhân viên.
• Kỹ năng làm việc với số liệu và phân tích tốt.
• Kỹ năng Word, Power Point, Excel tốt, đặc biệt là sử dụng hàm, Pivot Table và quản lý dữ liệu.
• Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả để kiểm soát nhiều đầu việc với các thời hạn khác nhau.
• Có khả năng xử lý thông tin bảo mật một cách chuyên nghiệp.
• Kỹ năng phối hợp công việc tốt với team và các bên liên quan.

Tố chất cá nhân:

• Chú trọng sự chính xác và tỉ mỉ trong công việc.
• Chủ động, có tinh thần trách nhiệm và tư duy hướng tới dịch vụ.
• Có tư duy logic tốt và nhạy bén về số liệu
• Trẻ trung, có hứng thú với các hoạt động vui chơi, gắn kết con người.
• Trung thực, cởi mở, tích cực
• Có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và phát triển mỗi ngày

Benefits:

• Lương cạnh tranh + Thưởng hấp dẫn (Lễ/Tết, dự án).
• Bảo hiểm đầy đủ theo quy định nhà nước + Bảo hiểm sức khỏe PVI
• Khám sức khỏe hằng năm.
• Tham gia các hoạt động của công ty: teambuilding, du lịch trong và ngoài nước, happy hour hàng tháng.
• Cơ hội được đào tạo và thăng tiến
• Cơ hội hỗ trợ, tham gia chương trình sự kiện mới cho các thương hiệu lớn trải rộng trên hơn 20 ngành hàng.
• Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, sáng thứ 7 làm việc từ xa.