Керівник відділу діловодства

Overview

   Ми шукаємо досвідченого та проактивного асистента, який забезпечуватиме високий рівень адміністративної підтримки Генерального директора та Лідерської команди, а також очолить адміністративну функцію компанії. На цій посаді ви будете відповідати за організацію роботи офісу, управління адміністративними процесами, координацію документообігу, взаємодію з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також розвиток команди адміністративної підтримки.

Responsibilities

1. Підтримка Генерального директора та Лідерської команди

• Координує адміністративну підтримку Генерального директора та Лідерської команди, забезпечуючи безперервність та якість сервісу
• Організовує наради та зустрічі.
• Організовує відрядження, включаючи логістику, документообіг та звітність
• Супроводжує візити гостей та зовнішніх делегацій

2. Управління адміністративною функцією та офісною інфраструктурою

• Забезпечує ефективне функціонування офісної інфраструктури відповідно до корпоративних стандартів
• Керує життєвим циклом офісних приміщень (вибір, оренда, оптимізація, переїзди)
• Планує та контролює адміністративний бюджет, забезпечуючи оптимальність витрат
• Організовує та контролює закупівлі адміністративних товарів і послуг
• Забезпечує ефективну взаємодію з постачальниками (договірна робота, SLA, якість послуг)
• Координує функціонування рецепції та офісних сервісів

3. Управління документообігом і адміністративними процесами

• Забезпечує ефективний та контрольований документообіг (створення, погодження, рух, архівування)
• Бере участь у розробці та впровадженні адміністративних політик і процедур

4. Управління командою адміністративної підтримки

• Керує командою відділу загального діловодства (секретарі)
• Формує та підтримує єдині стандарти адміністративного сервісу в компанії

Qualifications

• Вища освіта
• 3+ років досвіду у сфері Executive / Administrative Support
• Досвід роботи з топ-менеджментом (first line / Leadership Team)
• Вільне володіння українською мовою, англійська — upper- intermediate