Management Assistent

28-32 uur

HBO

3.500 tot 4.200

De agenda klopt. Vergaderingen zijn voorbereid. Actiepunten worden opgevolgd. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is precies waar jij het verschil maakt. Ben jij een pro-actieve meedenker, die uitstekend plant, prioriteiten weet te stellen en ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt? Dan is deze vacature iets voor jou.

Word jij de rechterhand van onze CEO?

Bij iQibt werken we dagelijks aan de geldstromen die Nederland draaiende houden. Achter de schermen zorgen wij ervoor dat maatschappelijke euro’s terechtkomen waar ze nodig zijn: van salarissen in het onderwijs, pensioenen tot nationale veiligheid. Ons werk zie je misschien niet direct, maar de impact ervan is groot.

Omdat onze organisatie groeit, groeit ook de behoefte aan overzicht, structuur en iemand die vooruitdenkt. Daarom zoeken we een Management Assistent die onze CEO ondersteunt, ontzorgt en scherp houdt. Niet door af te wachten wat er gevraagd wordt, maar door zelf te zien wat nodig is. Ben jij degene die snel kan schakelen en overzicht houdt, zodat onze CEO meer de ruimte krijgt om samen met zijn team verder te bouwen aan iQibt?

Wat je gaat doen?

Je werkt nauw samen met onze CEO en bent zijn belangrijkste sparringpartner als het gaat om planning, opvolging en organisatie. Ook werk je nauw samen met het MT en helpt daarmee de hele organisatie efficiënter functioneren. Dankzij jou verlopen dagen gestructureerd, zijn vergaderingen goed voorbereid en verdwijnen belangrijke acties niet onderaan een to-do lijst. Geen dag is hetzelfde. De ene keer bereid je een MT-overleg voor, de andere keer organiseer je een bijeenkomst of bewaak je de voortgang van een belangrijk project.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda van de CEO en helpt prioriteiten scherp te houden;
• Je signaleert knelpunten bij de CEO, zonder namens hem besluiten te nemen;
• Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, notuleert en bewaakt actiepunten;
• Je beheert correspondentie en ondersteunt bij het opstellen van e-mails, memo’s en documenten;
• Je ondersteunt bij projecten, rapportages en managementinformatie;
• Je organiseert bijeenkomsten, afspraken en evenementen;
• Controleert offertes;
• Je brengt structuur aan in informatie, documentbeheer en administratieve processen;
• Je bewaakt voortgang en signaleert tijdig wanneer zaken dreigen vast te lopen;
• Je stemt regelmatig af met MT-leden, zodat planningen en prioriteiten goed op elkaar aansluiten.

In het kort over ons

Bij iQibt werken we dagelijks aan de geldstromen die Nederland draaiende houden. Achter de schermen zorgen wij ervoor dat maatschappelijke euro’s terechtkomen waar ze nodig zijn: van salarissen in het onderwijs, pensioenen tot nationale veiligheid. Ons werk zie je misschien niet direct, maar de impact ervan is groot.

Hoe we dat doen? Sinds 2010 zijn wij gespecialiseerd in SAP-oplossingen voor financiële processen binnen de overheid en publieke dienstverlening. Met een team van circa 60 specialisten helpen we organisaties grip te houden op complexe geldstromen. Daarnaast hebben wij een twee zusterbedrijven: INNOV8iON, FP-Security. INNOV8iON richt zich met name op SAP-integratie en -applicatieontwikkeling en FP-Security op het beveiligen van (SAP) systemen.

Wanneer pas ik bij jullie?

Je bent iemand die rust creëert in een omgeving waarin veel gebeurt. Mensen weten je te vinden omdat je toegankelijk bent, goed luistert en zaken gewoon regelt. Je hoeft niet overal bovenop te zitten om controle te hebben. Door jouw overzicht zie je wat belangrijk is, herken je knelpunten voordat ze problemen worden en zorg je dat acties daadwerkelijk worden opgepakt. Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal drie jaar ervaring als Management Assistent of Directie Assistent;
• Je kunt uitstekend plannen en prioriteiten stellen;
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid;
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
• Analytisch vermogen en cijfermatig inzicht;
• Je bent proactief en denkt altijd een stap vooruit.

Wat vinden wij misschien nog wel belangrijker? Jouw persoonlijkheid. We geloven niet in het perfecte cv, maar wel in mensen die initiatief tonen, eigenaarschap nemen en energie krijgen van samenwerken.

Daarnaast voel je je thuis bij onze kernwaarden:

• Mensgericht: je bent toegankelijk en behandelt iedereen gelijkwaardig.

• Samen sterk: je schakelt soepel met het managementteam en de rest van de organisatie.

• Vooruitstrevend: je durft de agenda van de CEO te bewaken, ook als je daarvoor namens hem nee moet zeggen. Je houdt anderen aan hun toezeggingen.

Wat kun je van ons verwachten?

Wij zijn een hechte organisatie waarin jij als persoon centraal staat. We houden van korte lijnen, open communicatie en collega’s die zichzelf durven zijn. Bij iQibt werken geen bazen die vanaf de zijlijn vertellen hoe het moet. Sterker nog: we verwachten dat je meedenkt. Dat je kansen ziet. Dat je initiatief neemt. Want daar worden wij als organisatie beter van, en jij ook.

Verder kun je rekenen op:

• Een centrale rol direct naast de CEO;
• Flexibele werktijden en mogelijkheid tot hybride werken;
• Laptop en telefoon van de zaak;
• Pensioenregeling;
• Opleidingsbudget en ruimte voor ontwikkeling;
• 26 vakantiedagen op basis van fulltime;
• 3.500 tot 4.200 bruto per maand op fulltime basis;
• Regelmatig gezamenlijke activiteiten, events en uitjes;
• Sportmogelijkheden op kosten van iQibt.