Management Assistent – Leuven

Als Management Assistant verleent u administratieve ondersteuning aan de leden van het management team. Je beheert een breed pakket van administratieve en organisatorische taken.

• Locatie: Mgr. Ladeuzeplein 15, 3000 Leuven
• Contract: voltijds – deeltijds 4/5

Bedrijfsinformatie

Omnia Travel, is een dynamische, middelgrote reisbureauketen en al méér dan 50 jaar actief in de domeinen zakenreizen, vakantiereizen en groepsreizen-incentives. Omnia Travel maakt deel uit van de KBC-groep. Omnia heeft haar hoofdkantoor te Leuven, voor persoonlijk en professioneel reisadvies ben je welkom in een van de vier verkooppunten: Antwerpen, Brussel, Gent en Leuven.

Vacature

• Locatie: Mgr. Ladeuzeplein 15, 3000 Leuven
• Contract: voltijds – deeltijds 4/5

Functieomschrijving

Als Management Assistant verleent u administratieve ondersteuning aan de leden van het management team. Je beheert een breed pakket van administratieve en organisatorische taken, waaronder:

• Je bent de rechterhand en vertrouweling van de CEO en bent verantwoordelijk voor zijn agendabeheer, ontvangst van bezoekers.
• Je beantwoordt telefoons, algemene mailbox en volgt de binnenkomende post van het hoofdkantoor op.
• Organisatie en voorbereiding van vergaderingen met zowel interne als externe deelnemers en het opstellen van de verslagen en bijhorende activiteiten.
• Coördinatie van en medewerking aan zeer uiteenlopende projecten die aan u zijn toevertrouwd en/of die u noodzakelijk acht.
• Je hebt een vlotte pen en je zal bijdragen tot een heldere communicatie in het bedrijf.
• Als management assistant ben een eerstelijns vertrouwenspersoon, wat inhoudt dat je niet alleen discreet omgaat met vertrouwelijke informatie maar dat je ook toegankelijk bent voor alle belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
• Je biedt specifiek ondersteuning aan de HR-Manager u beheert:
  • de (digitale) personeelsdossiers
  • correspondentie met sollicitanten
  • de administratieve opvolging van het personeel
• Je biedt ondersteuning aan het managementteam in het algemeen qua meetings, opmaak verslagen en nalezen uitgaande rapporten.
• Je beheert de CRM-data en bent verantwoordelijk voor het contractmanagement.

Profiel

• Bachelor in Management Assistant of relevante ervaring van +/- 5 jaar in dezelfde functie.
• U heeft reeds samengewerkt met managers van het hoger kader.
• Goed georganiseerd, loyaal, accuraat, discreet en betrouwbaar.
• Flexible en multi-tasker.
• Gezonde dosis communicatievaardigheden.
• U neemt initiatief en kunt zelfstandig werken.
• Resultaatgericht en intern/extern klantgericht.
• Vloeiende beheersing van het Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk) en van het Frans is een pluspunt.
• Goede kennis van Google Workspace (en/of Office).

Aanbod

• Een competitief loon in verhouding tot bovenstaand profiel met inbegrip van prestatiebonussen
• Tal van extralegale voordelen, zoals pensioenfonds, hospitalisatieverzekering, extra vakantiedagen, mogelijkheid tot fietsleasing, …..
• Mogelijkheid tot telewerk van 1 dag per week
• Werkuren: 38-uren werkweek
• Een toffe werksfeer in een aangenaam kader
• Cafetariaplan
• Maaltijdcheques van 10€

Interesse?

Stuur uw cv naar:

Omnia Travel, t.a.v. Ludo Schodts, Mgr. Ladeuzeplein 15, 3000 Leuven of mail naar [email protected].

Uw sollicitatie wordt discreet behandeld.

Beantwoordt u niet aan het gevraagde profiel, gelieve dan niet op deze vacature in te gaan.