Managementassistent / Projectondersteuner - Gemeente Rotterdam

Functie omschrijving

Als Managementassistent / Projectondersteuner ben jij de organisatorische spil binnen het team. Je ondersteunt de teammanagers bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat agenda's, overleggen en projecten efficiënt worden georganiseerd. Daarnaast help je bij het beschrijven, verbeteren en vastleggen van werkprocessen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van agenda's van teammanagers;
• Plannen en voorbereiden van vergaderingen en overleggen;
• Organiseren van teamdagen, bijeenkomsten en externe afspraken;
• Regelen van locaties, faciliteiten en catering;
• Ondersteunen bij projectmatige werkzaamheden;
• Beschrijven, uitwerken en optimaliseren van werkprocessen;
• Afstemmen van procesdocumentatie met collega's;
• Meedenken over een efficiënte inrichting van de informatiestructuur binnen de afdeling.

Functie eisen

Wij zoeken een kandidaat die beschikt over:

• Minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Minimaal 6 maanden recente werkervaring als managementassistent binnen een overheidsorganisatie;
• Ervaring met complex agendabeheer voor een afdelingshoofd of directielid;
• Ervaring met bestuurlijke afspraken en het bewaken van deadlines.

Pré

Ervaring met:

• Ondersteuning van teammanagers binnen een grote gemeentelijke organisatie;
• Samenwerking met onderwijsinstellingen;
• Het beschrijven en vastleggen van werkprocessen;
• Oracle;
• Het sociaal domein of het onderwijsdomein.

Competenties

Jij bent:

• Organisatorisch sterk;
• Gestructureerd en nauwkeurig;
• Resultaatgericht;
• Proactief;
• Zelfstandig;
• Communicatief vaardig;
• Samenwerkingsgericht;
• Flexibel;
• Stressbestendig;
• Accuraat;
• Initiatiefrijk.

Bedrijfsprofiel

Je komt terecht binnen de afdeling Onderwijs, onderdeel van de directie Sport, Onderwijs en Cultuur van de gemeente Rotterdam. Samen met collega's werk je aan maatschappelijke vraagstukken die bijdragen aan de ontwikkeling van Rotterdammers. De afdeling Onderwijs zet zich in voor kwalitatief goed onderwijs en gelijke kansen voor iedere leerling.

Je werkt nauw samen met vier andere managementassistenten. Samen ondersteunen jullie de teammanagers en zorgen jullie ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden efficiënt verlopen. Er is veel ruimte voor samenwerking, eigen initiatief en hybride werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een afwisselende opdracht voor 36 uur per week;
• Start begin september 2026;
• Opdracht voor 12 maanden;
• Mogelijkheid tot verlenging met 2 keer 6 maanden;
• Een hybride werkomgeving waarbij thuiswerken en werken op kantoor worden gecombineerd;
• Werken binnen een betrokken en professioneel team met veel ruimte voor eigen initiatief.

Inlichtingen

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met GewoanSu via 058 - 203 81 75 of mailen naar [email protected].

Sollicitatie

Ben jij de managementassistent die energie krijgt van organiseren, ondersteunen en het verbeteren van processen? En wil jij jouw talent inzetten binnen een maatschappelijk betrokken organisatie? Dan maken wij graag kennis met je. Solliciteer vandaag nog!