Managementondersteuning

Managementondersteuner/Managementsecretaresse – IVO Rechtspraak

Opdrachtbeschrijving

Organisatie & Planning

• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen

• Maken van prioriteiten en bewaken van deadlines

• Informatie verwerken in geautomatiseerde systemen

Agendabeheer

• Inplannen van afspraken (van simpel tot complex)

• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en teamuitjes

• Inplannen intakegesprekken

• Voorkomen van dubbele boekingen

Communicatie

• Beantwoorden van e-mails en telefoontjes

• Opstellen van correspondentie

• Uitwisselen van informatie en actiepunten

Administratieve taken

• Instroom - Doorstroom - Uitdiensttreding

• Ziek- en herstelmeldingen • Autorisaties

• Financiële administratie: catering en bestelaanvragen

Ondersteuning met zorg

• Signaleren van knelpunten en verbeteringen

• Vooruitdenken en ontzorgen

• Uitvoeren van werkzaamheden volgens geldende richtlijnen

• Vertrouwelijk omgaan met informatie

• Bijdrage leveren aan verbetering van werkprocessen

• Vraagbaak en wegwijs maken binnen organisatie

Achtergrond opdracht

In verband met zwangerschaps-, bevallings- en ouderschapsverlof van een collega ontstaat

gedurende een tijdelijke periode van eind december 2026 t/m augustus 2027 een capaciteitsbehoefte. Om de continuïteit van de werkzaamheden en dienstverlening te waarborgen. is tijdelijk externe inzet noodzakelijk. De externe inhuur is uitsluitend bedoeld ter vervanging gedurende de afwezigheidsperiode en heeft daarmee een tijdelijk karakter.

Eisen

• 3 á 5 jaar relevante werkervaring

Overige vereiste kennisgebieden

• Kennis en ervaring binnen een complexe organisatie
• Zelfstandig en in een teamverband kunnen werken
• Organisatiesensitiviteit

Competenties

• klantgerichtheid, organisatiesensitiviteit en flexibiliteit
• voortgangscontrole, organisatiesensitiviteit en integriteit
• plannen en organiseren

Wensen

• Microsoft 365
• Affiniteit met techniek en gevoel voor tooling (bijvoorbeeld
• TOPdesk, Leonardo ect.)

Praktische info

• Startdatum: dinsdag 1 december 2026
• Einddatum: dinsdag 31 augustus 2027
• Optie tot verlenging: Nee
• Uren per week: 24
• Werklocatie: Utrecht/Hybride
• Deadline: 6 oktober 12:00
• Contracttype: Detachering
• Salaris: tot €2.600 bruto per maand o.b.v. 24 uur per week