Office-Allrounder/in

Ihre Aufgaben

1. Kreditkarten- und Rechnungsabwicklung / Vorbereitende Buchhaltung
   • Prüfung, Zuordnung und Ablage von Kreditkartenabrechnungen
   • Vorbereitende Buchhaltung (Sammeln, Ordnen und Digitalisieren von Belegen
   • Abgleich von Belegen, Vorbereitung und Weitergabe an die Buchhaltung
   • Unterstützung bei Rückfragen und Klärung von Abrechnungsdifferenzen
   • Erstellung von Rechnungen in der HERO-Software
2. Operatives Fuhrparkmanagement
   • Eigenständige Verwaltung und Abwicklung aller Firmenfahrzeuge (Leasing, Kauf, Verkauf, Versicherung, TÜV, Wartung)
   • Pflege und Verwaltung sämtlicher Fahrzeugdokumente (Kfz-Briefe/-Scheine, Parkausweise, Tankkarten etc.)
   • Aktive Terminsteuerung und Nachverfolgung (z. B. TÜV-Fristen, Leasingrückläufe, Versicherungsfristen)
   • Direkte Kommunikation und Abstimmung mit Autohäusern, Werkstätten, Versicherungen, Dienstleistern und Behörden
   • Organisation von Werkstattterminen inkl. An-/Abmeldung und Dokumentation
3. Verwaltung & Organisation / Office Management
   • Operative Unterstützung bei organisatorischen Projekten und internen Abläufen
   • Planung und Umsetzung von Firmenevents und internen Veranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Caterings)
   • Allgemeine administrative Tätigkeiten sowie eigenständige Koordination im Tagesgeschäft
   • Schlüsselmanagement
   • Vertrags- (Telefonie) und Versicherungsmanagement
4. Einkauf & Beschaffung
   • Eigenständige Bestellung von Materialien, Bürobedarf, Farben, Tapeten und weiteren Betriebsmitteln
   • Pflege und Ausbau von Lieferantenkontakten sowie Verwaltung von Preislisten
   • Zuordnung und Nachverfolgung von Bestellungen und Rechnungen
   • Aktive Anforderung fehlender Belege/Rechnungen und Klärung offener Vorgänge
5. Reiseorganisation
   • Operative Buchung und Organisation von Flügen, Unterkünften (Hotels, Ferienwohnungen usw.) und Mietwagen
   • Erstellung und Vorbereitung von vollständigen Reiseunterlagen für Mitarbeitende und Geschäftsführung
6. Showroom: Pflege & Bewirtungsmanagement
   • Eigenverantwortliche Sicherstellung eines repräsentativen Gesamtzustandes des Showrooms
   • Überwachung der Sauberkeit und Ordnung im gesamten Ausstellungsbereich
   • Verantwortung für das Bewirtungsmanagement: Kontrolle, Bestellung und Bevorratung von Getränken und Verbrauchsmaterialien
7. Unterstützung Projektleitung / HERO / Lean Control
   • Ressourcenplanung übertragen, führen und nachhalten
   • Statusüberprüfung und Projekttracking laufender Projekte
   • Anlage und Pflege von Kontakten und Projekten im System (HERO)
   • Führung und Pflege von Lean Control (operative Umsetzung und Nachverfolgung)
8. HERO-Software Key User
   • Telefonate und Problemlösung mit Hotline
   • Mitarbeiter Anlegen/Pflege/Verwaltung
   • Einrichtung und Einweisung des App-Zuganges mit mobilen Endgeräten
   • Jahreswechsel-Einstellungen