Office Manager

Votre mission : Aux côtés de l’équipe People et en lien direct avec le CEO, vous prenez la responsabilité de trois sujets particulièrement structurants pour l’entreprise : le workplace, les événements internes et le support opérationnel au CEO.

⏱️ Mission de 3 mois, à raison de 2j/semaine idéalement en présentiel.

L’enjeu ne sera pas simplement d’exécuter des demandes : vous aurez la responsabilité de faire fonctionner ces sujets de bout en bout, avec un haut niveau d’autonomie, de fiabilité et d’anticipation.

🏢 Piloter le workplace

• Gérer le fonctionnement quotidien des bureaux : prestataires, stocks, aménagement, maintenance, sécurité et conformité.

• Construire, suivre et piloter le budget lié aux bureaux et aux événements.

• Anticiper les besoins de capacité et prendre en charge les éventuels projets de déménagement : analyse des besoins, identification des options et exécution.

🤝 Créer les moments qui rassemblent l’équipe

• Concevoir et organiser les événements internes de bout en bout, des rendez-vous récurrents jusqu’à l’offsite annuel.

• Piloter les All Hands dans leur intégralité : créneau, espace, installation, déroulé et coordination.

• Prendre la responsabilité des différents rituels internes, notamment les événements d’accueil, afin qu’ils fonctionnent de manière fluide et autonome.

• Coordonner les lieux, prestataires, budgets et aspects logistiques jusqu’au jour J.

⚡ Accompagner directement le CEO

• Travailler directement avec le CEO sur la gestion de son temps, de ses priorités et de la logistique associée.

• Identifier en amont les besoins et points de friction afin d’éviter une gestion uniquement réactive.

• Garantir un niveau élevé de précision et de fiabilité dans l’exécution : lorsqu’un livrable est attendu à une heure et sous un format donné, il doit être disponible comme prévu.

Vous avez déjà :

• travaillé au contact direct d’un·e fondateur·rice, d’un membre de C-level ou d’un comité exécutif, avec un périmètre dont vous aviez clairement la responsabilité ;

• organisé de bout en bout des événements internes réunissant au moins 100 personnes, en pilotant le lieu, les prestataires, le budget, la logistique et le jour J ;

• assuré la gestion d’un site et de ses prestataires, avec la responsabilité d’un budget.

Compétences clés 🔎
Vous êtes particulièrement à l’aise dans un rôle où il faut simultanément organiser, prioriser et exécuter. Vous savez tenir des délais sans avoir besoin d’être relancé·e et préférez anticiper un besoin plutôt que d’attendre qu’il soit formulé.

Votre précision est également essentielle : vous êtes fiable sur les détails, les horaires et les livrables, y compris lorsque plusieurs sujets avancent en parallèle.

Vous disposez d’un niveau professionnel complet en anglais et d’un niveau natif en français.