Office Representative & Front Desk

Tanggung Jawab Utama Office Representative & Front Desk

• Manajemen Tamu: Menyapa, menyambut, dan mengarahkan tamu, klien, atau vendor yang datang dengan sikap ramah dan profesional.
• Manajemen Komunikasi: Menerima, menyaring, dan meneruskan panggilan telepon masuk, serta mengelola surat dan paket keluar-masuk.
• Area Lobi: Menjaga kebersihan, kerapian, dan keamanan area resepsionis serta ruang tunggu.

2. Dukungan GA (General Affairs Support)

• Inventaris Kantor: Memantau, mendata, dan memesan persediaan Alat Tulis Kantor (ATK) serta kebutuhan pantry.
• Fasilitas & Vendor: Berkoordinasi dengan teknisi atau vendor eksternal untuk perbaikan fasilitas kantor (AC, internet, printer, dll.) dan kebersihan kantor (Office Boy/Cleaners).
• Aset Kantor: Membantu pencatatan dan pemeliharaan aset operasional kantor.

3. Dukungan HR Admin (Human Resources Administration)

• Absensi & Logistik HR: Membantu rekapitulasi data absensi karyawan, pengarsipan dokumen HR, dan administrasi klaim medis/benefit ringan jika diperlukan.
• Onboarding & Event: Membantu menyiapkan logistik untuk karyawan baru (id card, alat kerja) serta mendukung pelaksanaan acara internal perusahaan (company event / gathering).

4. Asistensi Office Manager

• Jadwal & Meeting: Membantu mengelola jadwal pemakaian ruang rapat harian dan akomodasi perjalanan dinas tim jika diperlukan.
• Laporan Operasional: Membantu Office Manager mengumpulkan nota/invoice tagihan bulanan kantor (listrik, air, internet) untuk diserahkan ke tim Keuangan (Finance).
• Administrasi Umum: Menjalankan tugas administratif harian lainnya untuk memastikan lingkungan kerja tetap kondusif.

Persyaratan Kerja (Requirements)

• Pendidikan: Minimal lulusan Diploma (D3) / Sarjana (S1) di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Perhotelan, Komunikasi, atau bidang terkait.
• Pengalaman: Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di posisi gabungan (Resepsionis, GA Admin, atau HR Assistant). Lulusan baru (fresh graduate) dengan magang yang relevan dipersilakan melamar.
• Keterampilan Teknis:
• Mahir mengoperasikan komputer dan Google Workspace / Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Terbiasa mengelola arsip data (filling system) secara digital maupun fisik dengan rapi.
• Keterampilan Interpersonal (Soft Skills):
• Multitasking: Mampu menangani berbagai tugas administratif yang berbeda dari GA, HR, dan operasional lobi dalam satu waktu.
• Komunikasi: Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik, ramah, dan asertif.
• Karakter: Jujur, memiliki inisiatif tinggi, cekatan, dan mampu menjaga kerahasiaan data karyawan/perusahaan.
• Bahasa: Fasih berbahasa Indonesia. Kemampuan dasar hingga menengah dalam bahasa Inggris merupakan nilai tambah yang besar.

Work Location: In person