Personal Assistant / Private Office Coordinator

Πρόκειται για έναν ρόλο αυξημένης εμπιστοσύνης και ευθύνης, που απαιτεί άριστη οργάνωση, διακριτικότητα, ευελιξία και πρακτική προσέγγιση στην επίλυση θεμάτων. Ο κατάλληλος υποψήφιος θα λειτουργεί ως βασικό σημείο συντονισμού για καθημερινές υποχρεώσεις, ταξίδια, εξωτερικούς συνεργάτες, τεχνικά θέματα και λοιπές ανάγκες.

Βασικές αρμοδιότητες

• Οργάνωση και παρακολούθηση καθημερινών προσωπικών και πρακτικών υποχρεώσεων.

• Διαχείριση ημερολογίου, υπενθυμίσεων και προγραμματισμού δραστηριοτήτων.

• Οργάνωση ταξιδιών, κρατήσεων, itineraries και αλλαγών τελευταίας στιγμής.

• Κρατήσεις σε εστιατόρια, clubs και λοιπές δραστηριότητες.

• Συντονισμός junior προσωπικού, τεχνικών, προμηθευτών και εξωτερικών συνεργατών.

• Παρακολούθηση τεχνικών εργασιών ή μικρότερων projects.

• Διεκπεραίωση εξωτερικών εργασιών και errands.

• Διαχείριση έκτακτων ή last-minute αναγκών με ψυχραιμία και αποτελεσματικότητα.

• Υποστήριξη σε περιόδους αυξημένου φόρτου ή ταξιδιών.

Απαραίτητα προσόντα

• Πανεπιστημιακού επιπέδου εκπαίδευση.

• Άριστη γνώση Ελληνικών και Αγγλικών, σε προφορικό και γραπτό επίπεδο.

• Πολύ καλή χρήση ψηφιακών εργαλείων, Microsoft Office / Google Workspace, calendars και booking platforms.

• Έγκυρη άδεια οδήγησης.

• Δυνατότητα καθημερινής μετάβασης στην Κηφισιά και ιδανικά κατοικία στην Κηφισιά ή σε κοντινή περιοχή.

• Πολύ υψηλό επίπεδο αξιοπιστίας, εντιμότητας και εχεμύθειας.

• Εξαιρετική προσοχή στη λεπτομέρεια, οργάνωση και ικανότητα προτεραιοποίησης.

• Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών θεμάτων ταυτόχρονα και αποτελεσματική ανταπόκριση σε περιόδους πίεσης.

Επιθυμητή εμπειρία

Θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα προηγούμενη εμπειρία σε:

• travel planning και σύνθετες κρατήσεις,

• υποστήριξη ιδιώτη ή private office,

• συντονισμό junior προσωπικού,

• συντονισμό τεχνικών, προμηθευτών και εξωτερικών συνεργατών,

• καθώς και καλή γνώση της κοινωνικής ζωής της Αθήνας, όπως εστιατόρια, tennis clubs και social clubs.

Η γνώση επιπλέον ξένων γλωσσών θα θεωρηθεί πρόσθετο προσόν, χωρίς να αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση. Επίσης, άδεια χειριστή σκάφους θα αξιολογηθεί θετικά.

Τόπος και ωράριο εργασίας

Η θέση έχει ως βασικό τόπο εργασίας την Κηφισιά. Απαιτείται ελάχιστη φυσική παρουσία περίπου 25 ώρες εβδομαδιαίως, σε αποκλειστικό χώρο εργασίας, ενώ μέρος του υπόλοιπου χρόνου μπορεί να πραγματοποιείται με τηλεργασία, υπό την προϋπόθεση ότι ο/η εργαζόμενος/η βρίσκεται σε σχετική εγγύτητα προς την Κηφισιά.

Το ενδεικτικό ωράριο είναι 09:00–18:00, πέντε ημέρες την εβδομάδα, με διάλειμμα 30 λεπτών. Ενδέχεται περιστασιακά να απαιτείται διαθεσιμότητα εκτός ωραρίου ή σε Σαββατοκύριακο, ανάλογα με τις ανάγκες.

Τι αναζητούμε

Αναζητούμε ένα άτομο με ώριμη επαγγελματική παρουσία, υψηλό αίσθημα ευθύνης και απόλυτη διακριτικότητα. Έναν/μία επαγγελματία που μπορεί να προβλέπει ανάγκες, να αναλαμβάνει πρωτοβουλίες, να οργανώνει αποτελεσματικά διαφορετικές προτεραιότητες και να λειτουργεί με συνέπεια και προσοχή στη λεπτομέρεια.