Protocol Visits Coordinator

U ime našeg klijenta, u potrazi smo za organizovanom i odgovornom osobom za poziciju Koordinatora protokolarnih poseta , sa iskustvom u koordinaciji VIP i zvaničnih poseta, organizaciji protokolarnih aktivnosti i saradnji sa različitim operativnim timovima, uz izražene komunikacione veštine i sposobnost efikasnog upravljanja prioritetima u dinamičnom okruženju.

Ključne odgovornosti:

• Predstavlja ključnu operativnu kontaktnu tačku za pripremu, koordinaciju i realizaciju VIP, državnih, delegacijskih i drugih protokolarnih poseta konkretnom paviljonu.
• Sarađuje sa centralnim Protokol timom, Menadžerom Paviljona i relevantnim operativnim timovima radi pravovremenog planiranja i usklađivanja svih aktivnosti vezanih za najavljene posete.
• Prikuplja, proverava i pravovremeno prenosi informacije o planiranim posetama, protokolarnim zahtevima, rasporedu aktivnosti i posebnim potrebama učesnika svim relevantnim akterima na nivou paviljona.
• Koordinira operativnu pripremu paviljona za protokolarne posete, prateći realizaciju dogovorenih aktivnosti i usklađenost sa utvrđenim protokolarnim procedurama.
• Tokom Event time-a koordinira realizaciju protokolarnih poseta unutar paviljona, prati njihov tok i obezbeđuje usklađenost aktivnosti sa planiranim rasporedom i protokolarnim zahtevima.
• Pravovremeno identifikuje operativne izazove i odstupanja tokom poseta, preduzima odgovarajuće mere i eskalira pitanja koja mogu uticati na kvalitet, bezbednost ili planiranu realizaciju posete.
• Obezbeđuje kontinuiranu komunikaciju i koordinaciju između centralnog Protokol tima, Pavilion Manager-a i operativnih timova radi efikasnog rešavanja zahteva i nepredviđenih situacija.
• Prati realizaciju protokolarnih aktivnosti i doprinosi unapređenju operativnih procedura i koordinacije na nivou paviljona, u cilju obezbeđivanja profesionalnog i kvalitetnog iskustva tokom zvaničnih poseta.

Kvalifikacije:

• Visoka stručna sprema, poželjno iz oblasti međunarodnih odnosa, političkih nauka, menadžmenta, organizacionih nauka, komunikacija ili srodnih oblasti.
• Iskustvo u organizaciji i koordinaciji događaja, protokolarnih aktivnosti, VIP poseta, delegacija ili zvaničnih događaja predstavlja prednost.
• Razvijene organizacione sposobnosti i sposobnost efikasnog upravljanja višestrukim aktivnostima, rokovima i prioritetima.
• Izražene komunikacione i interpersonalne veštine, uz sposobnost profesionalne saradnje sa različitim timovima i relevantnim akterima.
• Visok nivo odgovornosti, diskrecije i profesionalnosti u radu sa poverljivim informacijama i protokolarnim zahtevima.
• Sposobnost brzog reagovanja, rešavanja nepredviđenih situacija i donošenja operativnih odluka u dinamičnom okruženju.
• Aktivno znanje engleskog jezika.