Purchassing & Inventory

A.    Perencanaan Kebutuhan

1.     Purchasing bekerja sama dengan setiap departemen untuk membuat rencana pengadaan bulanan/tahunan.

2.     Mengidentifikasi kebutuhan reguler, musiman, dan kebutuhan mendesak.

3.     Menetapkan estimasi anggaran dan waktu pengadaan.

B.    Manajemen Vendor

1.     Purchasing memeriksa kelengkapan PO.

2.     Mencari minimal 2–3 penawaran harga dari vendor (kecuali sudah vendor tetap)

3.     Melakukan evaluasi harga, kualitas, dan waktu pengiriman.

4.     Memilih vendor terbaik berdasarkan hasil evaluasi.

5.     Jika diperlukan, melakukan negosiasi harga dan syarat pembayaran.

6.     Melakukan audit dan re-evaluasi vendor secara berkala (minimal setiap 6 bulan).

7.     Menjalin hubungan kerja sama jangka panjang dengan vendor berkinerja baik.

C.    Pengadaan dan Pembelian

1.     Memastikan semua pembelian diawali dengan Purchase Order (PO) yang sah.

2.     Membandingkan penawaran dari minimal 2–3 vendor.

3.     Menyusun Purchase Order (PO) dan mendapatkan persetujuan internal sesuai batas nilai transaksi.

4.     Memonitor dan memastikan pengiriman tepat waktu.

5.     Purchasing membuat PO berdasarkan hasil evaluasi.

6.     PO disetujui oleh manajer Purchasing dan/atau manajemen sesuai batasan nilai pembelian.

7.     PO dikirimkan ke vendor melalui email/resmi.

D.    Pengiriman dan Penerimaan

1.     Melakukan koordinasi dengan vendor dan gudang untuk pengiriman barang.

2.     Gudang memeriksa kondisi fisik dan jumlah barang.

3.     Jika terdapat ketidaksesuaian, Purchasing mengatur retur atau penggantian.

E.    Manajemen Stok

1.     Purchasing berkoordinasi dengan gudang untuk menghindari overstock atau kekurangan stok.

2.     Mengelola pembelian berdasarkan tingkat pemakaian (usage level) dan minimum stock level.

F.    Pembayaran dan Administrasi

1.     Memastikan dokumen lengkap (PO, Invoice, Delivery Order, GR) sebelum diserahkan ke Finance.

2.     Melakukan 3-way matching (PO vs Invoice vs GR) sebelum pembayaran.

3.     Menyimpan seluruh dokumen secara digital dan fisik untuk kebutuhan audit.

G.   Evaluasi Vendor

1.     Menilai vendor berdasarkan parameter:

·       Ketepatan waktu pengiriman

·       Kualitas barang

·       Komunikasi dan layanan purna jual

·       Konsistensi harga

2.     Hasil evaluasi digunakan untuk pembaruan AVL dan pengambilan Keputusan pembelian berikutnya.

H.   Dokumentasi

1.     Semua dokumen (PR, PO, penawaran, invoice, GR) disimpan secara teratur (fisik atau digital) untuk keperluan audit dan pelacakan.

Requirement / Kualifikasi Purchasing & Inventory

• Pendidikan minimal SMA/SMK, diutamakan jurusan Administrasi, Akuntansi, Bisnis, atau Logistik.
• Fresh graduate silahkan melamar.
• Memiliki pengalaman minimal di bidang Purchasing, Procurement, Inventory, atau posisi terkait.
• Memahami proses PR, quotation, PO, penerimaan barang, invoice, dan GR.
• Mampu mencari, membandingkan, dan mengevaluasi vendor.
• Memiliki kemampuan negosiasi harga dan term pembayaran dengan vendor.
• Memahami dasar manajemen stok, minimum stock, usage level, overstock, dan stock shortage.
• Mampu melakukan pengecekan kesesuaian PO, Invoice.
• Menguasai Microsoft Office, khususnya Excel.
• Teliti, rapi, bertanggung jawab, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan vendor, warehouse, finance, dan departemen terkait.
• Mampu bekerja dengan target dan deadline.
• Pengalaman menggunakan software/ERP Purchasing & Inventory menjadi nilai tambah.