Referrals Coordinator

Join our Vida Medical Centers' Referrals team, now with 1 position available at the new corporate location in Miami Lakes. Vida Medical Centers offers competitive benefits, including paid time off, paid holidays, and performance bonuses. This full-time position requires a minimum of 1 year experience in a Medical Office or Referral Coordination role.

The Outpatient Referral Coordinator plays a key role in managing and coordinating patient referrals to external specialists, diagnostic centers, and ancillary service providers. This role requires a high level of accuracy, professionalism, and commitment to delivering exceptional care coordination. You will serve as a liaison between patients, primary care providers, specialists, and ancillary service partners to ensure timely and efficient healthcare delivery. Job duties include, but are not limited to:

• Schedule initial and follow-up appointments with external specialists and diagnostic centers as ordered by patient’s primary care physician.
• Accurately collect, verify, and update patient registration, insurance, and demographic information.
• Process and obtain authorizations for all referral services in accordance with the HMO guidelines.
• Coordinate appointments, tests, and authorizations across various clinics and providers.
• Maintain updated contact lists of preferred specialists and ancillary service providers.
• Pre-register patients for exams and procedures performed outside the primary care setting.
• Gather and communicate all relative information and preparation instructions to patient and referring providers.
• Coordinate transportation services for patients, as needed.
• Conduct follow-up calls to confirm referral appointments and encourage patient compliance.
• Reschedule missed external appointments and notify the referring physician accordingly.
• Track and follow through on Home Health and DME orders to ensure delivery of services and supplies.

Qualifications & Skills Required:

• Minimum 1 year experience in a medical office or referral coordination role.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Proficiency with medical terminology and EMR systems.
• Excellent organizational and time management skills.
• Strong communication and interpersonal skills.
• Ability to multitask in a fast-paced environment.
• Problem-solving and teamwork-oriented mindset.
• Professional demeanor and reliability.
• Bilingual (English/Spanish) preferred.
• Must be punctual and demonstrate strong work ethic.

This position requires AHCA Level 2 background screening. Learn more: https://info.flclearinghouse.com

¡Únete al equipo de Referidos de Vida Medical Centers!
Actualmente contamos con 1 posición disponible para el puesto de Referral Coordinator en nuestra nueva sede corporativa en Miami Lakes. Vida Medical Centers ofrece excelentes beneficios, incluyendo tiempo libre remunerado, días feriados pagos y bonos por desempeño. Esta es una posición a tiempo completo que requiere un mínimo de 1 año de experiencia en un entorno de oficina médica.

El/la Coordinador(a) de Referidos Externos desempeña un papel fundamental en la gestión y coordinación de referidos de pacientes a especialistas, centros de diagnóstico y proveedores de servicios auxiliares. Este rol requiere un alto nivel de precisión, profesionalismo y compromiso con la coordinación eficaz de la atención médica. Servirá como enlace entre los pacientes, los médicos de atención primaria, los especialistas y los proveedores externos para asegurar una atención oportuna y eficiente. Las responsabilidades del puesto incluyen, pero no se limitan a:

• Programar citas iniciales y de seguimiento con especialistas externos según la orden del médico de atención primaria del paciente.
• Recopilar, verificar y actualizar con precisión la información de registro, seguro médico y datos demográficos del paciente.
• Procesar y obtener autorizaciones para todos los servicios de referido según las guías del plan HMO.
• Coordinar citas, exámenes y autorizaciones entre distintas clínicas y proveedores.
• Mantener una lista actualizada de especialistas y proveedores auxiliares preferidos.
• Pre-registrar a los pacientes para exámenes y procedimientos realizados fuera del centro.
• Proporcionar al paciente y a los proveedores referidos toda la información relevante e instrucciones necesarias.
• Coordinar servicios de transporte para los pacientes, si es necesario.
• Realizar llamadas de seguimiento para confirmar citas de referido y fomentar el cumplimiento del paciente.
• Reprogramar citas externas perdidas e informar al médico correspondiente.
• Procesar y dar seguimiento a órdenes de servicios de Home Health y DME para garantizar su entrega.

Calificaciones y Habilidades Requeridas:

• Mínimo de 1 año de experiencia en una oficina médica o en un rol de coordinación de referidos.
• Gran atención al detalle y precisión.
• Dominio de terminología médica y sistemas de EMR.
• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Fuertes habilidades de comunicación e interacción interpersonal.
• Capacidad para trabajar bajo presión y manejar múltiples tareas.
• Actitud proactiva para la resolución de problemas y el trabajo en equipo.
• Comportamiento profesional y confiabilidad.
• Bilingüe (inglés/español) preferido.
• Debe ser puntual y demostrar una sólida ética de trabajo.

Este puesto requiere una verificación de antecedentes de Nivel 2 de AHCA. Obtenga más información: https://info.flclearinghouse.com

Job Type: Full-time

Pay: From $17.00 per hour

Experience:

• Referral Coordinator: 1 year (Preferred)

Work Location: In person