Secretária Executiva Bilíngue

Estamos em busca de uma profissional para atuar como Secretária Executiva de Alto Executivo, oferecendo suporte estratégico e administrativo à alta liderança de um escritório de advocacia. Buscamos uma profissional organizada, discreta e de total confiança, que traga ordem e previsibilidade a uma rotina intensa, com frentes simultâneas.

Atividades:
Gerenciar integralmente a agenda do executivo, organizando reuniões, compromissos empresariais, institucionais e pessoais, com priorização e confirmação prévia.

Planejar e organizar eventos corporativos, institucionais e sociais, incluindo convites, fornecedores, listas de convidados, cerimonial e acompanhamento.

Realizar a triagem e o acompanhamento de e-mails, ligações e correspondências, além de redigir cartas, convites, apresentações e documentos formais.

Atuar como ponto de contato entre o executivo, advogados, contadores, gestores, parceiros e equipes, acompanhando pendências, prazos e retornos.

Preparar pautas, materiais e atas de reuniões, além de controlar prazos, renovações, vencimentos e documentos empresariais e pessoais.

Apoiar a organização de contas, pagamentos, reembolsos e despesas pessoais e corporativas, em conjunto com o setor financeiro.

Administrar demandas pessoais e familiares do executivo, incluindo agendamentos, compras, contratação de prestadores de serviços, manutenção de imóveis, presentes e datas importantes.

Organizar viagens nacionais e internacionais, providenciando passagens, hospedagens, transfers, vistos, documentação, roteiros e prestação de contas.

Organizar arquivos físicos e digitais, estruturando rotinas, processos e controles para otimizar a gestão do escritório do executivo.

Garantir o acompanhamento das demandas simultâneas, antecipando necessidades e assegurando o cumprimento dos compromissos e prazos estabelecidos.

Requisitos:
Ensino superior completo em Secretariado Executivo, Administração, Direito, Comunicação, Relações Internacionais ou áreas afins.

Experiência mínima de 5 anos como assistente ou secretária executiva, preferencialmente com atuação direta junto a presidentes, fundadores, sócios ou executivos C-level.

Experiência comprovada na gestão de agendas complexas, envolvendo múltiplas empresas, conselhos, reuniões estratégicas e compromissos institucionais.

Vivência na organização de viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, hospedagens, vistos, roteiros e logística.

Experiência no planejamento e na organização de eventos corporativos, institucionais e sociais.

Domínio do Pacote Office e/ou Google Workspace, incluindo e-mails, agendas compartilhadas e ferramentas de organização e gestão.

Excelente domínio da língua portuguesa escrita, com habilidade para elaborar e revisar e-mails, cartas, convites e documentos formais.

Inglês em nível intermediário a avançado.

Discrição, ética e confidencialidade absolutas no tratamento de informações pessoais, familiares, financeiras e empresariais sensíveis.

Postura profissional, excelente comunicação e habilidade para representar o executivo perante autoridades, entidades de classe, clientes e parceiros.

Capacidade de organização, priorização de demandas, gestão de prazos e resolução de imprevistos com autonomia e discrição.

Diferenciais:
Experiência em grupos empresariais, family offices, escritórios de advocacia ou estruturas executivas de alta complexidade.

Vivência no atendimento direto a sócios, fundadores, presidentes ou membros de conselhos administrativos.

Facilidade para antecipar necessidades, propor melhorias nos processos e estabelecer rotinas que proporcionem maior organização e previsibilidade à agenda executiva.

Benefícios:
Vale alimentação;

Vale transporte;

Ajuda de custo.

Horário de trabalho:
Segunda a sexta-feira das 8h30 às 18h00, com 1h de intervalo

Necessário disponibilidade para eventos e compromissos pontuais fora do horário

Local de trabalho:
Bairro: Centro

Cidade: Balneário Camboriú

Estado: Santa Catarina