Secretary

الملخص الوظيفي

يتولى تقديم الدعم الإداري والمكتبي للإدارة والمشروع، وتنظيم المواعيد والاجتماعات والمراسلات، وحفظ الملفات والسجلات بما يضمن سير العمل الإداري بكفاءة.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم جدول مواعيد واجتماعات المدير وتنسيقها مع الجهات الداخلية والخارجية.
• استقبال المكالمات والزوار وتوجيههم، والرد على الاستفسارات وفق الصلاحيات.
• إعداد الخطابات والمراسلات والمذكرات الإدارية وطباعتها ومتابعة إرسالها.
• تسجيل الوارد والصادر من المراسلات والمعاملات ومتابعة إنجازها.
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على المعنيين ومتابعة تنفيذ التوصيات.
• تنظيم الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية وأرشفتها وفق سياسة الشركة.
• متابعة طلبات المستلزمات المكتبية والتنسيق مع الإدارات ذات العلاقة.
• ترتيب إجراءات السفر والحجوزات والفعاليات عند الحاجة.
• المحافظة على سرية المعلومات والمستندات.
• أي مهام أخرى يكلّف بها المدير المباشر في نطاق العمل.

المتطلبات والمؤهلات

• دبلوم أو بكالوريوس في السكرتارية أو إدارة الأعمال أو ما يعادلهما.
• إجادة برامج Microsoft Office (Word، Excel، Outlook).
• مهارات في الطباعة وكتابة المراسلات باللغة العربية بشكل سليم.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت، والقدرة على متابعة عدة مهام في وقت واحد.
• إجادة اللغة العربية، ومعرفة جيدة بالإنجليزية.
• مهارات تواصل ولباقة في التعامل، والمحافظة على السرية.
• سنوات الخبرة: سنوات الخبرة: لا تقل عن 7 سنوات