Soft services, Facility assistant

仕事内容（Job Description) Soft Services, Facility Assistant We have been awarded facility management services for client offices across four locations in Japan. Our client is a global financial institution ranked among the Fortune 500 companies, continuing to play a central role in the global financial markets.

• Kitchen and pantry asset management for office

• Manage client assets

• Asset updates on the platform

• Plan the regular maintenance for the kitchen equipment, Coordination with vendors repair works, and escort and site supervision

• Support finance work, including requests for quotations and raising purchase requests

• Event support

• Move and meeting room setup, furniture and fixture relocation, coordination and support

• Conduct pre-meetings with food vendors, event team

• Other facility helpdesk support

• Assist with daily, weekly and monthly facility inspections and reports for 3 sites

• Monitor Help Desk request and ensure they are actioned within SLA

• Manage the facility equipment and inventory checking and records

• Release of internal announcements, posting and management of internal announcements

• Attendance at relevant meetings for which we are responsible

IMPORTANT COMPETENCIES:

• Ability to act with a focus on customer satisfaction
• Flexibility to adapt to changes
• Concrete execution ability and capacity for proactive action
• Multitasking and ability to prioritize tasks

Related experience, knowledge & skill:

• 3+ years of experience in facility management or general affairs
• Physical capability to handle moving heavy items such as furniture and fixtures
• PC skills (OUTLOOK, Excel, Word)
• English proficiency (TOEIC 600+ as a guideline)

Preferred (if available):

• Experience in foreign companies
• Work experience in facility departments or experience at outsourcing companies providing facility management
• Experience in maintenance management of kitchen equipment and electrical facilities

仕事内容（Job Description) Soft Services, Facility Assistant 国内４拠点のクライアントオフィスの施設管理を受託 クライアントは世界的ファイナンシャルFortune 500企業の一つとして、グローバル金融市場において中心的な役割を果たし続けています。

• オフィスのKitchenとpantryの資産管理

クライアント資産の管理

プラットフォーム上での資産更新

Kitchen機器の定期メンテナンス計画、ベンダーとの修理作業調整、エスコート及び現場監督

Finance業務のサポート（見積依頼や購買申請の起票を含む）

• イベントサポート

Moveと会議室設営、家具や備品の移転・調整・サポート

Food vendor、Event teamとの事前打ち合わせの実施

３．その他のFacility Helpdeskサポート

担当を担う関連会議への出席

都内３拠点の施設の日次、週次、月次点検およびレポート作成の補助

Help Deskリクエストの監視とSLA内での対応確認および電話、チャット、メール対応

施設什器、備品の管理、在庫チェック及び記録管理

内部アナウンスメントの発信、掲示及び管理

＜重要なコンピテンシー（IMPORTANT COMPETENCIES）＞

• 顧客満足を目指した行動ができる
• 変化に応じて柔軟な対応ができる
• 具体的実行力、自発的に行動ができる
• マルチタスク、優先順位を付けた業務実施ができる

＜求められる経験、知識、スキル（Related Experience, Knowledge＆skill）＞

• ファシリティマネジメントもしくは総務の経験 3年以上
• 家具・什器などの重量物の移動作業に対応できる体力をお持ちの方
• PCスキル（OUTLOOK Excel Word）
• 英語力（TOIEC600点以上目安）

＜歓迎条件（Preferredあれば尚可）＞

• 外資系企業経験
• ファシリティ部門での業務経験、ファシリティマネジメントを提供しているアウトソース企業での経験
• 厨房機器、電気設備の保守管理の経験