STAFF PURCHASING

Tugas Purchasing yang umum

1. Menerima permintaan pembelian

   • Menerima Purchase Request (PR) dari gudang, produksi, maintenance, kantor, dll.
   • Mengecek barang yang dibutuhkan, jumlah, spesifikasi, dan kapan dibutuhkan.

2. Mencari supplier

   • Mencari supplier baru maupun menggunakan supplier yang sudah ada.
   • Membandingkan harga, kualitas, minimum order, dan waktu pengiriman.

3. Meminta dan membandingkan quotation

   • Meminta penawaran harga dari beberapa supplier.
   • Membuat perbandingan harga/quotation.
   • Negosiasi harga, pembayaran, dan ongkos kirim.

4. Membuat Purchase Order (PO)

   • Membuat PO berdasarkan kebutuhan dan hasil negosiasi.
   • Memastikan nama barang, spesifikasi, quantity, harga, dan tanggal pengiriman sudah benar.
   • Mengirim PO ke supplier.

5. Follow up pesanan

   • Memastikan supplier memproses pesanan.
   • Follow up tanggal pengiriman.
   • Menginformasikan jika ada keterlambatan.

6. Koordinasi dengan gudang

   • Memastikan barang yang datang sesuai PO.
   • Mengecek quantity dan kondisi barang bersama bagian gudang.
   • Menangani barang kurang, salah, atau rusak.

7. Mengurus dokumen pembelian

   • PO
   • Quotation
   • Invoice
   • Surat jalan
   • Faktur pajak, jika diperlukan
   • Dokumen pendukung lainnya.

8. Kontrol harga

   • Membandingkan harga pembelian dari waktu ke waktu.
   • Mencari peluang mendapatkan harga lebih murah.
   • Memantau proses transportasi/ongkir.

9. Evaluasi supplier

   • Mengevaluasi supplier berdasarkan harga, kualitas, ketepatan waktu, dan pelayanan.
   • Mencari alternatif supplier apabila supplier utama bermasalah.

10. Membuat laporan purchasing
    Misalnya:

• Rekap pembelian harian/mingguan/bulanan
• Total pembelian per supplier
• Outstanding PO
• Barang yang belum datang
• Perbandingan harga
• Rekap kebutuhan pembelian.

Kalau untuk lowongan, bisa dibuat seperti ini:

Purchasing Staff / Purchasing Officer

Job Description:

• Memproses kebutuhan pembelian dari departemen terkait.
• Mencari dan melakukan seleksi supplier.
• Meminta dan membandingkan quotation dari supplier.
• Melakukan negosiasi harga, kualitas, pembayaran, dan waktu pengiriman.
• Membuat dan menerbitkan Purchase Order (PO).
• Melakukan follow up PO dan memastikan barang diterima sesuai jadwal.
• Berkoordinasi dengan warehouse, produksi, finance, dan departemen terkait.
• Memastikan barang yang diterima sesuai quantity dan spesifikasi PO.
• Mengelola dokumen dan administrasi pembelian.
• Membuat laporan pembelian dan monitoring outstanding PO.
• Menjaga hubungan baik dengan supplier serta melakukan evaluasi supplier.