Studio Manager

STUDIO MANAGER – ATHENS

Η Divercity Architects αναζητά Studio Manager για να αποτελέσει μέλος της ομάδας της αρχιτεκτονικής μας εταιρείας στην Αθήνα.

Ρόλος

Πρόκειται για μία καίρια θέση μέσα στην ομάδα μας, με ευρύ φάσμα αρμοδιοτήτων που περιλαμβάνει τη διοικητική και καθημερινή λειτουργία του γραφείου, τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, την οικονομική και οργανωτική υποστήριξη, καθώς και την επικοινωνία και προβολή του γραφείου.

Αναζητούμε έναν/μία οργανωτικό/ή, αποτελεσματικό/ή και επικοινωνιακό/ή συνεργάτη/ρια, με υπευθυνότητα, δημιουργική σκέψη και ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών απαιτήσεων και προτεραιοτήτων. Ο/Η Studio Manager θα έχει ενεργό ρόλο στην οργάνωση και διαχείριση της καθημερινότητας του γραφείου και θα συνεργάζεται στενά με τη διοίκηση, την ομάδα, καθώς και με εξωτερικούς συνεργάτες και προμηθευτές.

Παράλληλα, καθώς πρόκειται για ένα αρχιτεκτονικό γραφείο, ιδιαίτερο ενδιαφέρον για την αρχιτεκτονική και το design, καθώς και ευαισθησία ως προς τη συνολική εικόνα και παρουσία του γραφείου, αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα.

Αρμοδιότητες

• Υποστήριξη και συντονισμός των καθημερινών δραστηριοτήτων και της ομαλής λειτουργίας του γραφείου.

• Διαχείριση και παρακολούθηση διοικητικών και οργανωτικών θεμάτων του γραφείου.

• Διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, συμπεριλαμβανομένων προσλήψεων, ανανεώσεων συμβάσεων, αδειών και λοιπών θεμάτων προσωπικού.

• Δημιουργία και διαχείριση εταιρικών email για νέους εργαζομένους.

• Υποστήριξη της διαδικασίας ένταξης νέων εργαζομένων στο γραφείο (onboarding).

• Διαχείριση και ενημέρωση των σχετικών αρχείων και στοιχείων προσωπικού.

• Προετοιμασία και σύνταξη συμφωνητικών και συμβάσεων συνεργατών και εξωτερικών συνεργατών.

• Παρακολούθηση και διεκπεραίωση πληρωμών προσωπικού, συνεργατών, προμηθευτών και λοιπών υποχρεώσεων της εταιρείας.

• Έκδοση και διαχείριση τιμολογίων μέσω Epsilon Smart, καθώς και παρακολούθηση της τιμολόγησης.

• Καθημερινή επικοινωνία και συνεργασία με το λογιστήριο για οικονομικά, φορολογικά και διοικητικά θέματα.

• Συλλογή, έλεγχος και αποστολή των συμφωνητικών συνεργατών στο λογιστήριο σε τριμηνιαία βάση.

• Παρακολούθηση οικονομικών υποχρεώσεων και σχετικών διαδικασιών της εταιρείας.

• Διαχείριση και παρακολούθηση των εταιρικών ασφαλίσεων, συμπεριλαμβανομένων των ασφαλίσεων του χώρου και των μελετών/έργων της εταιρείας.

• Διαχείριση και επιμέλεια των μέσων κοινωνικής δικτύωσης (Instagram, Facebook, LinkedIn), με γνώμονα τη συνολική εικόνα και ταυτότητα του γραφείου.

• Προετοιμασία και αναζήτηση ευκαιριών προβολής και δημοσιότητας, όπως ομιλίες, συνέδρια, βραβεύσεις, δημοσιεύσεις και διαγωνισμοί.

• Οργάνωση εκδηλώσεων, επαγγελματικών συναντήσεων και ταξιδιών.

• Επικοινωνία με εξωτερικούς συνεργάτες, προμηθευτές και λοιπούς επαγγελματίες, όπου απαιτείται.

• Υποστήριξη της διοίκησης σε διοικητικά, οργανωτικά και λειτουργικά θέματα.

Δεξιότητες & Εμπειρία Υποψηφίων

• Εμπειρία 3+ ετών σε οργανωτική/διοικητική θέση με αρμοδιότητες office management, HR, marketing ή/και finance, κατά προτίμηση σε δημιουργικό ή αρχιτεκτονικό γραφειακό περιβάλλον.

• Ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και προτεραιοτήτων σε απαιτητικά χρονοδιαγράμματα.

• Άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες.

• Άριστη ικανότητα γραπτού και προφορικού λόγου.

• Πολύ καλή γνώση Microsoft Office, με έμφαση σε Excel και Word.

• Εξοικείωση με διαδικασίες τιμολόγησης και οικονομικής διαχείρισης.

• Εμπειρία σε θέματα HR και διαχείρισης προσωπικού θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα.

• Εμπειρία σε Epsilon Smart θα θεωρηθεί επιπλέον προσόν.

• Ενδιαφέρον για την αρχιτεκτονική, το design και την αισθητική, καθώς και κατανόηση της σημασίας της εταιρικής εικόνας και ταυτότητας ενός αρχιτεκτονικού γραφείου.

• Εμπειρία σε αρχιτεκτονικό γραφείο αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα.

• Πολύ καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας.

Απασχόληση: Μερική / Πλήρης

Έναρξη: Άμεση

Παρακαλούμε για την αποστολή CV και συνοδευτικής επιστολής, στην οποία θα αναφέρονται η εμπειρία, το ενδιαφέρον και η καταλληλόλητα της/του υποψήφιας/ου για τη θέση, στο: [email protected]

Είδος Εργασίας: Πλήρης απασχόληση, Μερική απασχόληση

Τοποθεσία εργασίας: Αυτοπροσώπως