Talent Acquisition Operations Specialist

Sandisk understands how people and businesses consume data and we relentlessly innovate to deliver solutions that enable today’s needs and tomorrow’s next big ideas. With a rich history of groundbreaking innovations in Flash and advanced memory technologies, our solutions have become the beating heart of the digital world we’re living in and that we have the power to shape.

Sandisk meets people and businesses at the intersection of their aspirations and the moment, enabling them to keep moving and pushing possibility forward. We do this through the balance of our powerhouse manufacturing capabilities and our industry-leading portfolio of products that are recognized globally for innovation, performance and quality.

Sandisk has two facilities recognized by the World Economic Forum as part of the Global Lighthouse Network for advanced 4IR innovations. These facilities were also recognized as Sustainability Lighthouses for breakthroughs in efficient operations. With our global reach, we ensure the global supply chain has access to the Flash memory it needs to keep our world moving forward.

Description Job Description Location can be either Yokkaichi or Shinagawa We are seeking a highly organized and detail‑oriented Talent Acquisition Operations Specialist to support the Talent Management Solutions team in Japan. This role plays a critical part in ensuring efficient hiring operations, exceptional candidate experience, and smooth execution of processes, systems, and projects that enable our Talent Acquisition function to operate at scale. Operational Excellence

• Execute and maintain audit processes for Japan, ensuring documentation integrity and adherence to global and local standards.
• Collaborate with talent system administrators to support system updates, configuration changes, and enhancement planning.
• Conduct functional testing for system releases and new tool implementations.
• Manage country‑level vendor relationships, including purchase orders, contracting workflows, and invoice processing.
• Partner with cross‑functional teams (e.g., IT, Legal, Procurement) to troubleshoot issues, improve workflows, and support operational needs.
• Participate in assigned projects, contributing operational insights and driving process improvements.
• Oversee expense report submissions related to hiring events to ensure timely, accurate reimbursement and compliance with policy.
• Maintain organized, audit‑ready files and document repositories. Talent Acquisition Coordination
• Validate job details in Applicant Tracking System (ATS) to ensure accuracy and alignment with internal guidelines.
• Manage end‑to‑end interview scheduling, working closely with candidates, hiring teams, and interviewers to coordinate logistics.
• Arrange candidate travel and manage expense reimbursement workflows.
• Prepare offer letters, securing required approvals and ensuring compliance with hiring standards.
• Initiate and monitor pre‑hire onboarding tasks for new employees.
• Verify the accuracy and completeness of all hiring‑related documentation.
• Enter data into talent systems and perform periodic data audits to ensure data quality and reporting accuracy. Talent Acquisition Operations Specialist （採用オペレーションスペシャリスト） ポジション概要 Talent Management Solutionsチームの一員として、日本における採用オペレーション全般をサポートいただくTalent Acquisition Operations Specialistを募集しています。 本ポジションは、採用プロセスの円滑な運営、優れた候補者体験の提供、および採用システム・業務プロセス・プロジェクトの実行を通じて、Talent Acquisition（採用）機能の効率的な運営を支える重要な役割を担います。 主な業務内容 オペレーション管理・業務改善
• 日本における採用監査プロセスの運営および管理 （文書管理の整合性維持ならびにグローバル・ローカル基準への準拠を確保）
• Talentシステム管理者と連携し、システム更新や設定変更、機能改善計画をサポート
• システムリリースや新ツール導入時の機能テストを実施
• ベンダー管理業務 （発注、契約手続き、請求書処理を含む）
• IT、法務、調達部門などの関連部署と連携し、業務課題の解決やプロセス改善を推進
• 各種プロジェクトへ参加し、業務改善や運営面での提案・推進を実施
• 採用イベントに関連する経費精算業務の管理およびポリシー準拠の確認
• 監査対応が可能な状態での文書・ファイル管理およびデータ保管 採用コーディネーション業務
• Applicant Tracking System（ATS）上の求人情報を確認し、社内ガイドラインに沿った内容であることを確認
• 候補者、Hiring Manager、面接官と連携し、面接日程調整を含む採用プロセス全体のコーディネーションを担当
• 候補者の出張手配および旅費精算のサポート
• オファーレターの作成および必要な承認取得、採用基準への適合確認
• 入社前オンボーディング手続きの開始および進捗管理
• 採用関連書類の内容確認および不備チェック
• 採用システムへのデータ入力および定期的なデータ監査を実施し、データ品質とレポート精度を維持 このポジションの魅力
• 採用活動を支える中核オペレーションとして幅広い業務に携われる
• 日本だけでなくグローバルチームとも連携しながら業務を推進できる
• 採用システム、プロセス改善、ベンダー管理、プロジェクト運営など多様な経験を積むことができる
• 候補者体験向上や採用効率化に直接貢献できるポジション Qualifications Required:
• Strong spoken and written English communication; ability to work effectively in a global team
• Ability to draft clear, accurate business correspondence and documentation
• Strong organizational skills and the ability to follow company policies and processes precisely
• High attention to detail and strong multitasking skills
• Comfortable presenting information and partnering with managers, employees, candidates, and vendors
• Experience supporting HR, Staffing, or Talent Acquisition in a corporate environment
• Hands-on experience using an Applicant Tracking System (ATS)
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, PowerPoint) and Outlook scheduling
• Basic understanding of employment‑related compliance requirements in Japan
• Professional interpersonal skills with the ability to maintain confidentiality and build trusted relationships
• Ability to work efficiently in a fast-paced, deadline‑driven environment Preferred:
• Bachelor’s degree in Human Resources or a related field
• 2–3 years of HR, Staffing, or Talent Acquisition experience in Japan or equivalent combination of education and experience
• Prior experience supporting a Talent Acquisition function 必須要件（Required Qualifications）
• 英語での高いコミュニケーション能力（読み書き・会話）を有し、グローバルチームと円滑に業務を遂行できる方
• 明確かつ正確なビジネス文書や各種ドキュメントを作成できる方
• 優れた組織運営能力を有し、社内ポリシーや業務プロセスを正確に遂行できる方
• 高い注意力と正確性を持ち、複数業務を並行して管理できる方
• 管理職、社員、候補者、ベンダーなど様々な関係者との連携や情報共有を円滑に行える方
• 企業における人事（HR）、採用（Staffing）、またはTalent Acquisition業務のサポート経験
• Applicant Tracking System（ATS／採用管理システム）の実務利用経験
• Microsoft Office（特にExcel、PowerPoint）およびOutlookを用いたスケジュール管理の実務経験
• 日本における雇用関連法令およびコンプライアンスに関する基礎知識
• 高い対人コミュニケーション能力を有し、機密情報を適切に取り扱いながら信頼関係を構築できる方
• スピード感があり、期限管理が求められる環境でも効率的に業務を遂行できる方 歓迎要件（Preferred Qualifications）
• 人事、人材マネジメント、または関連分野の学士号を有する方
• 日本における人事（HR）、採用（Staffing）、またはTalent Acquisition領域での2～3年以上の実務経験 （またはそれに相当する学歴・実務経験の組み合わせ）
• Talent Acquisition（採用）チーム・機能のサポート経験 このポジションに合う人物像
• 正確性とコンプライアンスを重視できる方
• 採用担当者や候補者との調整業務が得意な方
• 業務改善やオペレーション最適化に興味がある方
• グローバル環境で英語を活用しながら働きたい方
• 採用業務のオペレーション面から事業成長を支えたい方

Additional Information

Sandisk thrives on the power and potential of diversity. As a global company, we believe the most effective way to embrace the diversity of our customers and communities is to mirror it from within. We believe the fusion of various perspectives results in the best outcomes for our employees, our company, our customers, and the world around us. We are committed to an inclusive environment where every individual can thrive through a sense of belonging, respect and contribution.

Sandisk is committed to offering opportunities to applicants with disabilities and ensuring all candidates can successfully navigate our careers website and our hiring process. Please contact us at [email protected] to advise us of your accommodation request. In your email, please include a description of the specific accommodation you are requesting as well as the job title and requisition number of the position for which you are applying.