Team Assistant & HR Coordinator (m/w/d)

Organisationstalent trifft auf Vielseitigkeit. Als Team Assistant & HR Coordinator (m/w/d) bist du bei CORTEX die verlässliche Kraft im Hintergrund – und gleichzeitig mittendrin: Du verantwortest HR-Prozesse, hältst den Office-Alltag am Laufen und unterstützt die Geschäftsführung mit fundierten Entscheidungsgrundlagen. Eine Rolle für Menschen, die Abwechslung lieben, Verantwortung suchen und Freude daran haben, Dinge eigenständig voranzubringen.

Deine Aufgaben:

HR & People

• Unterstützung und Betreuung von HR-Prozessen – von der Vertragserstellung über das Führen von Personalakten bis hin zur Begleitung des On- und Offboarding-Prozesses.
• Eigenständige Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung über DATEV – inkl. Provisionsabrechnung, Stundenauswertung und Meldewesen.
• Pflege und Verwaltung des Zeiterfassungstools TimeButler – inkl. Überwachung von Urlaubstagen und Arbeitszeitkonten.

Office & Organisation

• Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation – du priorisierst Anfragen eigenverantwortlich und sorgst dafür, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen ankommen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe – du bist die verlässliche Unterstützung, die den Laden am Laufen hält.
• Recherche und Koordination von Fördermitteln – du identifizierst potenzielle Förderungen, bereitest Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung vor und behältst relevante Deadlines im Blick.

Für diese Stelle bringst du mit:

• Abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbarer Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- oder Projektmanagement-Rollen
• Strukturierte, analytische und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit Organisationstalent, Flexibilität und Belastbarkeit
• Sicherer Umgang mit MS Office und ggf. Projektmanagement-Tools
• Erste Erfahrungen mit Fördermittel- oder Subventionsanträgen – Recherche, Aufbereitung für die Geschäftsführung und organisatorische Begleitung der Beantragung
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, vertrauensvolles Auftreten und Diskretion bei vertraulichen Informationen

Wir bieten:

• Attraktive Vergütung inklusive betrieblicher Altersvorsorge, Vermögenswirksamer Leistungen und Zuschüssen zu Fahrkosten
• Flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (positionsabhängig)
• Familienfreundliche Rahmenbedingungen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Langfristige Perspektiven durch Entwicklungsmöglichkeiten und Anerkennung von Betriebszugehörigkeit
• Eine offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen