TENDER & PROCUREMENT ADMIN

Tender

• Involve in tender closing, tender opening and tender evaluation process.
• Prepare tenders and standardize templates and paperwork (proposals & quotation).
• Participate in tender interview / clarification / negotiation with tenderers.
• Source and request quotes from vendors.
• Evaluate quotation from vendors and to negotiate for better prices.
• Prepare cost comparison analysis within the vendors.
• Gather tender information and references from a variety of sources, including online search engines, and so on, to submit the tender.
• Ensure proper filing of purchase requisition form records, keep track of project documents and all files.
• Inspect and evaluate the quality of purchased items and resolving shortcomings.
• Coordinate with logistic team on item received and schedule of delivery to sites.
• Maintain a list of eligible vendors, particularly for upcoming tender bids.
• Responsible in updating documents that will be required for tender submission e.g company documents & bank statements.
• Any other duties as and when assigned by the Superior/Management.

Procurement Management

• Source suppliers.
• Obtain quotations.
• Process Purchase Orders (PO) according to company SOP.

Inventory Management

• Maintain accurate inventory records.
• Monitor stock levels.
• Identify and resolve stock discrepancies promptly.
• Organize inventory storage.
• Ensure proper handling and labeling.
• Apply FIFO/FEFO stock rotation to reduce waste and damage.

Receiving & Inspection

• Receive goods.
• Verify quantity and quality.
• Match items with PO and Delivery Order (DO).

Stock-taking

• Perform periodic stock counts.
• Reconcile physical stock with the inventory system.

Reporting

• Prepare inventory and procurement reports.
• Track stock movements.
• Use Microsoft Excel or inventory management systems.

Cross-Department Collaboration

• Work closely with internal departments.
• Understand procurement and inventory requirements.
• Provide timely support to ensure smooth operations.

____________________

Tender

• Terlibat dalam proses penutupan, pembukaan dan penilaian tender.
• Menyediakan dokumen tender serta menyeragamkan templat dan dokumen berkaitan (cadangan dan sebutharga).
• Menghadiri sesi temuduga, penjelasan dan rundingan tender bersama pihak yang menyertai tender.
• Mengenal pasti pembekal dan mendapatkan sebut harga daripada mereka.
• Menilai sebut harga pembekal serta merundingkan harga yang lebih kompetitif.
• Menyediakan analisis perbandingan kos antara pembekal.
• Mengumpulkan maklumat dan rujukan tender daripada pelbagai sumber, termasuk carian dalam talian, bagi tujuan penyediaan dan penghantaran tender.
• Memastikan rekod borang permohonan pembelian difailkan dengan teratur serta memantau dokumen projek dan fail berkaitan.
• Memeriksa dan menilai kualiti barang yang dibeli serta menyelesaikan sebarang ketidakpatuhan atau kekurangan.
• Koordinasi dengan pasukan logistik dalam penerimaan barang dan jadual penghantaran ke lokasi.
• Mengemaskini senarai pembekal yang layak, khususnya bagi penyertaan tender akan datang.
• Mengemaskini dokumen yang diperlukan untuk penghantaran tender, seperti dokumen syarikat dan penyata bank.
• Melaksanakan tugas lain yang diarahkan oleh penyelia atau pihak pengurusan dari semasa ke semasa.

Pengurusan Perolehan

• Mencari dan mengenal pasti pembekal.
• Mendapatkan sebut harga.
• Memproses Pesanan Belian (PO) mengikut SOP syarikat.

Pengurusan Inventori

• Memastikan rekod inventori sentiasa tepat dan dikemas kini.
• Memantau paras stok.
• Mengenal pasti dan menyelesaikan perbezaan stok dengan segera.
• Menyusun dan mengurus tempat penyimpanan inventori.
• Memastikan barang dikendalikan dan dilabel dengan betul.
• Melaksanakan kaedah penggiliran stok FIFO/FEFO bagi mengurangkan pembaziran dan kerosakan.

Penerimaan dan Pemeriksaan Barang

• Menerima barang daripada pembekal.
• Memeriksa kuantiti dan kualiti barang.
• Memadankan barang dengan Pesanan Belian (PO) dan Pesanan Penghantaran (DO).

Pengiraan Stok

• Menjalankan pengiraan stok secara berkala.
• Menyelaraskan stok fizikal dengan rekod dalam sistem inventori.

Penyediaan Laporan

• Menyediakan laporan inventori dan perolehan.
• Merekod serta memantau pergerakan stok.
• Menggunakan Microsoft Excel atau sistem pengurusan inventori.

Kerjasama Antara Jabatan

• Bekerjasama rapat dengan jabatan dalaman.
• Memahami keperluan perolehan dan inventori setiap jabatan.
• Memberikan sokongan tepat pada masanya bagi memastikan kelancaran operasi.