Thư Ký Văn Phòng

Mô tả công việc:

(Mức lương: Thỏa thuận)

• Quản lý và vận hành văn phòng
• Quản lý hoạt động thường ngày của văn phòng, đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp và đầy đủ.
• Quản lý văn phòng phẩm, nước uống, vật dụng tiêu hao và các nhu yếu phẩm phục vụ nhân viên.
• Chủ động kiểm tra và đề xuất mua sắm, bổ sung hoặc thay thế các vật dụng cần thiết.
• Làm việc với ban quản lý tòa nhà, đơn vị vệ sinh, bảo trì, chuyển phát và các nhà cung cấp dịch vụ khác.
• Theo dõi hợp đồng, thời hạn dịch vụ và các khoản chi phí liên quan đến vận hành văn phòng.
• Điều phối và hậu cần
• Tiếp nhận các nhu cầu hành chính từ các bộ phận và điều phối xử lý.
• Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, tiếp khách, đào tạo, sự kiện nội bộ.
• Tiếp nhận và quản lý thư từ, bưu phẩm, chứng từ, hàng hóa gửi đến/văn phòng.
• Phối hợp đặt xe, khách sạn, vé máy bay, phòng họp hoặc các dịch vụ hậu cần khác khi được yêu cầu.
• Hỗ trợ các bộ phận trong các công việc cần liên hệ, đặt hàng, giao nhận hoặc chuẩn bị vật dụng.
• Quản lý tài sản & hồ sơ hành chính
• Theo dõi tài sản, trang thiết bị và vật dụng sử dụng chung tại văn phòng.
• Cập nhật danh sách tài sản, bàn giao và thu hồi khi có phát sinh.
• Quản lý, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, chứng từ hành chính của văn phòng.
• Theo dõi các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến văn phòng, tòa nhà và các đơn vị cung cấp dịch vụ.
• Hỗ trợ Ban Giám đốc
• Hỗ trợ Ban Giám đốc trong các công việc hành chính, hậu cần và điều phối văn phòng.
• Chuẩn bị tài liệu, phòng họp, tiếp khách và các công việc hậu cần theo yêu cầu.
• Theo dõi và nhắc các đầu việc hành chính được giao.
• Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.

Chức vụ: Nhân Viên/Chuyên Viên

Hình thức làm việc: Toàn thời gian

Quyền lợi được hưởng:

• Lương sẽ thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm (trao đổi khi phỏng vấn).
• Tham gia BHXH đầy đủ.
• Thưởng sinh nhật, tháng 13.
• Được đào tạo thêm các kỹ năng.
• Các chế độ phúc lợi khác theo quy định công ty.

Yêu cầu bằng cấp (tối thiểu): Cao Đẳng

Yêu cầu công việc:

• Có kinh nghiệm từ 1–2 năm ở vị trí Hành chính, Thư ký, Office Coordinator, Office Admin hoặc vị trí tương đương.
• Nhanh nhạy, chủ động, biết việc và có khả năng tự sắp xếp công việc.
• Có khả năng quán xuyến nhiều đầu việc cùng lúc.
• Cẩn thận, trách nhiệm, gọn gàng và có tính tổ chức.
• Không ngại các công việc thực tế như kiểm tra văn phòng, đặt hàng, giao nhận, làm việc với tòa nhà/nhà cung cấp.
• Sử dụng tốt Word, Excel và các công cụ văn phòng.
• Ưu tiên ứng viên có tư duy “thấy việc là xử lý”, không chờ giao từng việc.

Yêu cầu giới tính: Nam/Nữ

Ngành nghề: Thư Ký - Trợ Lý

Cao Đẳng

1 - 2 năm