WORKSHOP INCHARGE

Workshop Manager (Commercial Vehicle / Lorry & Truck)

Job Summary

Manage the day-to-day running of a commercial vehicle workshop specialising in lorries, trucks, trailers and heavy commercial vehicles. Lead the vehicle technician team, oversee truck maintenance, servicing, repairs and MOT/inspection work, control workshop workflow, parts inventory, vehicle safety, compliance and operational costs. Ensure all truck and lorry work is completed safely, on time, to manufacturer standards and within budget, while maintaining high service levels for fleet or retail customers.

Key Responsibilities

1. Team Leadership & Resource Allocation

   • Recruit, train, supervise and performance manage heavy vehicle technicians, fitters, apprentices and workshop support staff.
   • Allocate repair and service jobs for trucks, lorries and trailers; plan daily/weekly workloads and prioritise breakdowns, fleet emergency repairs and scheduled maintenance.
   • Hold team briefings, monitor technician productivity, coach staff and resolve staff issues.

2. Workshop Job Control & Vehicle Repair Oversight

   • Receive job requests for heavy commercial vehicles: routine servicing, engine repairs, gearbox, suspension, brakes, trailer work, accident damage and pre-inspection preparation.
   • Review job sheets, estimate labour and parts costs, quote customers/fleet managers and track vehicles from booking to handover.
   • Inspect completed truck and lorry work to verify quality; check faults are fully rectified before vehicle release.
   • Communicate job progress, delays and additional repair requirements to fleet managers and customers.

3. Health, Safety & Regulatory Compliance (Heavy Vehicle)

   • Enforce workshop safety rules, PPE and safe working practices for lifting heavy components, working under trucks, tyre fitting and use of workshop hoists.
   • Manage vehicle statutory inspections, roadworthiness requirements and keep all related documentation up to date.
   • Investigate accidents, near misses and vehicle defects; implement corrective actions.
   • Ensure compliance with local transport, occupational safety and environmental regulations for commercial vehicle repair.

4. Parts, Inventory, Tools & Equipment

   • Control stock of truck/lorry spare parts, filters, oils, tyres, brake components and consumables.
   • Liaise with parts suppliers, place orders, minimise stock shortages and control parts wastage.
   • Arrange routine servicing and calibration of workshop equipment: vehicle lifts, air tools, tyre machines, brake testers and diagnostic scanners for heavy vehicles.
   • Maintain clean, organised workshop, vehicle bays and storage areas.

5. Documentation, KPIs & Cost Management

   • Maintain accurate records: job cards, vehicle service history, parts usage, technician timesheets, inspection certificates and workshop reports.
   • Monitor workshop KPIs: labour utilisation, job turnaround time, rework rate, parts margin and workshop profitability.
   • Control workshop operating costs, identify cost saving opportunities and report performance to senior management.

6. Customer & Stakeholder Relations

   • Deal with fleet operators, haulage companies and retail truck owners; handle enquiries and customer complaints.
   • Work closely with service advisors, parts managers and suppliers.

Required Qualifications & Skills

• Heavy vehicle / commercial vehicle trade qualification (lorry, truck, trailer or automotive heavy goods).
• Proven workshop management or senior foreman experience within a truck, lorry or commercial vehicle workshop.
• Strong technical knowledge of heavy vehicle systems: diesel engines, braking systems, air suspension, transmissions, trailers and commercial vehicle diagnostics.
• Good understanding of heavy vehicle roadworthiness and inspection requirements.
• Knowledge of workshop health and safety for heavy vehicle repair operations.
• Ability to read job sheets, technical manuals and prepare repair estimates.
• Strong leadership, team management, planning and problem-solving skills.
• Basic computer skills: workshop management systems, job scheduling, spreadsheets and heavy vehicle diagnostic software.
• Clear verbal and written communication to liaise with fleet customers and technicians.

Preferred

• Formal leadership, management or safety certification.
• Experience managing fleet customer accounts.
• Experience with commercial vehicle ERP / workshop job management software.
• Knowledge of truck warranty processes.

Working Conditions

• On-site role in a busy commercial vehicle workshop environment with noise, grease, dust and vehicle fumes.
• Will need to walk around workshop bays, inspect vehicles and sometimes bend/climb to check trucks and trailers.
• Flexible hours may be required for emergency breakdown jobs, peak fleet maintenance periods or overtime cover.
• PPE must be worn when in workshop areas.

Do you want me to shorten this into a concise 1-paragraph version for job ads, or trim it for LinkedIn?

in malay

Pengurus Bengkel (Kenderaan Komersial / Lori & Trak)

Ringkasan Tugas

Mengurus operasi harian bengkel kenderaan komersial yang pakar dalam lori, trak dan treler. Memimpin pasukan juruteknik kenderaan berat, menyelia penyelenggaraan, servis dan pembaikan trak, mengawal aliran kerja bengkel, inventori alat ganti, keselamatan kenderaan, pematuhan peraturan dan kos operasi. Memastikan semua kerja pembaikan lori dan trak dilakukan dengan selamat, menepati masa, mengikut piawaian pengeluar dan dalam had bajet, serta mengekalkan tahap perkhidmatan yang baik untuk pelanggan armada atau pelanggan persendirian.

Tanggungjawab Utama

1. Kepimpinan Pasukan & Peruntukan Sumber

   • Merekrut, melatih, menyelia dan menilai prestasi juruteknik kenderaan berat, pekerja pemasangan dan kakitangan sokongan bengkel.
   • Menyediakan tugas pembaikan dan servis untuk trak, lori dan treler; merancang beban kerja harian/mingguan serta memberi keutamaan kepada pembaikan kecemasan rosak jalan dan penyelenggaraan berjadual armada.
   • Mengadakan taklimat pasukan, memantau produktiviti juruteknik, membimbing kakitangan dan menyelesaikan masalah dalaman pasukan.

2. Kawalan Kerja & Penyeliaan Pembaikan Kenderaan

   • Menerima permintaan kerja kenderaan komersial berat: servis rutin, pembaikan enjin, kotak gear, ampaian, brek, kerja treler, kerosakan kemalangan dan persediaan pemeriksaan kelayakan jalan.
   • Menyemak kad kerja, menganggar kos buruh dan alat ganti, memberi sebut harga kepada pengurus armada / pelanggan serta menjejak status kenderaan dari tempahan sehingga serah balik.
   • Memeriksa kerja pembaikan trak dan lori yang telah siap untuk mengesahkan kualiti; memastikan kerosakan telah diperbaiki sepenuhnya sebelum kenderaan dilepaskan.
   • Memaklumkan perkembangan kerja, kelewatan dan keperluan pembaikan tambahan kepada pengurus armada dan pelanggan.

3. Keselamatan & Pematuhan Peraturan (Kenderaan Berat)

   • Menguatkuasakan peraturan keselamatan bengkel, penggunaan PPE dan kaedah kerja selamat untuk mengangkat komponen berat, bekerja di bawah trak, pemasangan tayar serta penggunaan angkat kenderaan.
   • Mengurus pemeriksaan berkanun kenderaan, syarat kelayakan jalan dan memastikan semua dokumen berkaitan dikemaskini.
   • Menyiasat kemalangan dan kejadian hampir kemalangan serta melaksanakan tindakan pembaikan.
   • Memastikan pematuhan dengan peraturan pengangkutan tempatan, keselamatan pekerjaan dan peraturan alam sekitar untuk pembaikan kenderaan komersial.

4. Alat Ganti, Inventori, Alat & Peralatan

   • Mengawal stok alat ganti trak/lori, penapis, minyak pelincir, tayar, komponen brek dan bahan habis pakai.
   • Berhubung dengan pembekal alat ganti, membuat pesanan, mengelakkan kekurangan stok dan mengawal pembaziran alat ganti.
   • Mengurus penyelenggaraan dan penentukuran peralatan bengkel secara berkala: angkat kenderaan, alat udara, mesin tayar, penguji brek dan pengimbas diagnostik kenderaan berat.
   • Mengekalkan kawasan bengkel, ruang servis dan tempat simpanan yang bersih dan teratur.

5. Dokumentasi, KPI & Pengurusan Kos

   • Mengekalkan rekod yang tepat: kad kerja, sejarah servis kenderaan, penggunaan alat ganti, lembar masa juruteknik, sijil pemeriksaan dan laporan bengkel.
   • Memantau KPI bengkel: penggunaan buruh, masa siap kerja, kadar kerja ulang dan keuntungan alat ganti.
   • Mengawal kos operasi bengkel, mengenal pasti peluang penjimatan kos dan melaporkan prestasi kepada pihak pengurusan kanan.

6. Hubungan Pelanggan & Pihak Berkaitan

   • Berurusan dengan pengendali armada, syarikat pengangkutan dan pemilik trak persendirian; mengendalikan pertanyaan dan aduan pelanggan.
   • Bekerja rapat dengan penasihat perkhidmatan, pengurus alat ganti dan pembekal.

Kelayakan & Kemahiran Diperlukan

• Kelayakan perdagangan kenderaan berat / komersial (lori, trak, treler atau automotif barang berat).
• Pengalaman sebagai pengurus bengkel atau ketua juruteknik kanan di bengkel trak, lori atau kenderaan komersial.
• Pengetahuan teknikal yang kukuh mengenai sistem kenderaan berat: enjin diesel, sistem brek, ampaian udara, transmisi, treler dan diagnostik kenderaan komersial.
• Pemahaman mengenai syarat kelayakan jalan dan pemeriksaan kenderaan berat.
• Pengetahuan keselamatan pekerjaan bengkel untuk operasi pembaikan kenderaan berat.
• Kebolehan membaca kad kerja, manual teknikal dan menyediakan anggaran pembaikan.
• Kemahiran kepimpinan, pengurusan pasukan, perancangan dan penyelesaian masalah.
• Kemahiran komputer asas: sistem pengurusan bengkel, penjadualan kerja, lembar hamparan dan perisian diagnostik kenderaan berat.
• Komunikasi lisan dan bertulis yang baik untuk berurusan dengan pelanggan armada dan juruteknik.

Lebih Diutamakan

• Sijil kepimpinan, pengurusan atau keselamatan formal.
• Pengalaman mengurus akaun pelanggan armada.
• Penggunaan perisian ERP / sistem pengurusan kerja bengkel kenderaan komersial.
• Pengetahuan mengenai proses jaminan trak.

Keadaan Tempat Kerja

• Kerja di tapak bengkel kenderaan komersial yang sibuk dengan bunyi, gris, habuk dan asap kenderaan.
• Perlu berjalan di sekitar ruang servis, memeriksa kenderaan dan kadang-kadang membongkok atau memanjat untuk memeriksa trak dan treler.
• Masa kerja fleksibel mungkin diperlukan untuk kerja pembaikan kecemasan, tempoh penyelenggaraan armada puncak atau kerja lebih masa.
• Wajib memakai PPE semasa berada di kawasan bengkel.