Administrador de Ventas

Objetivo de rol

Asegurar la correcta administración y seguimiento de los procesos comerciales, proporcionando soporte al equipo de Ventas y garantizando la precisión, oportunidad y trazabilidad de la información relacionada con clientes, pedidos, contratos, facturación y seguimiento comercial, contribuyendo a una operación eficiente y a una experiencia de servicio consistente para el cliente.

Responsabilidad principal

Administrar y dar seguimiento al ciclo administrativo de ventas, desde la recepción y validación de información comercial hasta la coordinación de pedidos, contratos y facturación, asegurando el cumplimiento de políticas, procesos y tiempos establecidos, así como la disponibilidad de información confiable para la toma de decisiones del equipo comercial.

Funciones clave

• Brindar soporte administrativo al equipo de Ventas, Ejecutivos Comerciales y Key Account Managers.
• Registrar, actualizar y mantener información de clientes, oportunidades, pedidos y condiciones comerciales en los sistemas correspondientes.
• Recibir, validar y procesar órdenes de compra, pedidos y documentación relacionada con la venta.
• Coordinar con Finanzas, Crédito y Cobranza, Operaciones, Logística y Servicio al Cliente el correcto procesamiento de las operaciones comerciales.
• Dar seguimiento al proceso de facturación, notas de crédito, cancelaciones y aclaraciones relacionadas con clientes.
• Validar que precios, descuentos, condiciones comerciales y documentación cuenten con las autorizaciones correspondientes.
• Apoyar en la elaboración, administración y seguimiento de contratos, propuestas y documentación comercial.
• Dar seguimiento a pedidos abiertos, entregas pendientes y solicitudes de clientes, identificando desviaciones y escalando oportunamente los casos que requieran atención.
• Mantener actualizadas las bases de datos y reportes comerciales.
• Preparar reportes periódicos de ventas, pedidos, facturación, cartera u otros indicadores requeridos por la Dirección Comercial.
• Apoyar en el seguimiento del pipeline y forecast comercial, asegurando la calidad y actualización de la información.
• Identificar oportunidades de mejora y simplificación en los procesos administrativos de Ventas.
• Asegurar el correcto resguardo y trazabilidad de la documentación comercial.

Experiencia y conocimientos relevantes

• Licenciatura en Administración, Negocios, Finanzas, Contabilidad, Ingeniería Industrial o carrera afín.
• 2–4 años de experiencia en administración de ventas, Sales Operations, Customer Service, Back Office Comercial o posiciones similares.
• Experiencia trabajando con equipos comerciales y atención a clientes internos y externos.
• Manejo intermedio-avanzado de Excel.
• Experiencia con ERP y/o CRM; deseable conocimiento de SAP, Salesforce, Dynamics o herramientas similares.
• Conocimientos básicos de procesos de pedidos, facturación, crédito y cobranza.
• Capacidad para analizar y administrar bases de datos comerciales.
• Inglés intermedio deseable.

Perfil general

Profesional organizado, analítico y orientado al servicio, con capacidad para trabajar en un entorno dinámico y gestionar múltiples prioridades. El puesto requiere una alta atención al detalle, sentido de urgencia y capacidad para coordinar diferentes áreas, funcionando como un punto de conexión entre el equipo comercial y la operación para asegurar que las ventas se ejecuten administrativa y operativamente de manera correcta.