Administrative Assistant

El Asistente Administrativo a Tiempo Parcial brinda apoyo a la administración y a la Junta de Directores del condominio mediante la gestión de documentos, atención a residentes, coordinación de mantenimiento, y seguimiento a las operaciones diarias, garantizando un servicio eficiente y profesional a la comunidad.

• Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y consultas de residentes.
• Recibir y orientar visitantes, contratistas y suplidores.
• Recibir, clasificar y distribuir correspondencia.
• Preparar comunicaciones para envío por correo postal o electrónico.
• Mantener récord de notificaciones y correspondencia oficial.
• Registrar datos en el sistema Yardi Breeze.
• Mantener organizados archivos físicos y digitales del condominio.
• Preparar cartas, memorandos, avisos y comunicaciones oficiales.
• Mantener expedientes de seguros, permisos y contratos vigentes.
• Apoyar en el cumplimiento de la Ley de Condominios de Puerto Rico y reglamentos internos.
• Custodiar documentos oficiales del condominio.
• Mantener actualizados los registros de propietarios y residentes.
• Mantener confidencialidad sobre información financiera y personal de los residentes.
• Actualizar bases de datos de residentes, propietarios e inquilinos.
• Coordinar el uso de áreas comunes según las normas del condominio.
• Asistir en la preparación de agendas para reuniones de la Junta.
• Tomar minutas y redactar actas de reuniones.
• Dar seguimiento a acuerdos, proyectos y solicitudes de la Junta.
• Preparar reportes administrativos y documentación requerida.
• Coordinar convocatorias para asambleas y reuniones extraordinarias.
• Recibir, documentar y canalizar querellas o solicitudes de servicio.
• Apoyar en el seguimiento a órdenes de trabajo relacionadas con mantenimiento.
• Asistir en informar a los residentes sobre actividades, reglamentos y avisos importantes.
• Recibir visitas de contratistas y proveedores de servicios según agendado.
• Llevar control de solicitudes de reparación y mantenimiento.
• Mantener calendarios de inspecciones, fumigación y servicios preventivos.
• Verificar la recepción de materiales y servicios contratados.
• Coordinar acceso a áreas comunes para trabajos autorizados.
• Realizar otras tareas administrativas relacionadas con la operación eficiente del condominio.

Requisito:

• Disponibilidad para tiempo parcial: lunes a viernes
• Grado Asociado preferible.
• Mínimo un (1) año de experiencia administrativa.
• Dominio de Microsoft Office y herramientas digitales.
• Excelentes destrezas de organización, redacción y servicio al cliente.
• Capacidad para manejar información confidencial.
• Disponibilidad para trabajar 20 horas semanales y asistir ocasionalmente a reuniones de la Junta de Directores.
• Hablar español e inglés.
• Conocimiento de operaciones de condominios y la Ley de Condominios de Puerto Rico será considerado una ventaja.