Administrative assistant

Descripción del puesto

Novastone Arquitectura y Diseño busca un/a Asistente Administrativo/a para apoyar las operaciones administrativas y organizacionales de la firma, especializada en arquitectura de lujo, desarrollo urbano sostenible y proyectos residenciales de alta gama.

La persona seleccionada será responsable de gestionar documentación, coordinar agendas y reuniones, apoyar la preparación de informes y presupuestos, mantener registros actualizados y colaborar con los equipos de arquitectura, diseño, construcción y proveedores.

Principales responsabilidades

• Gestionar y organizar documentos administrativos y de proyectos.
• Coordinar reuniones, agendas y citas del equipo.
• Preparar informes, presentaciones y documentación interna.
• Mantener actualizadas bases de datos y registros de clientes, proveedores y proyectos.
• Apoyar la elaboración y seguimiento de cotizaciones, órdenes de compra y facturas.
• Coordinar comunicaciones con clientes, proveedores y contratistas.
• Dar seguimiento a solicitudes administrativas y requerimientos de los equipos de proyecto.
• Apoyar la organización de reuniones con arquitectos, diseñadores y colaboradores externos.
• Gestionar archivos físicos y digitales de manera organizada y confidencial.
• Apoyar el seguimiento de presupuestos y gastos administrativos.
• Coordinar documentación relacionada con materiales, proveedores y proyectos.
• Realizar tareas administrativas generales según las necesidades de la oficina.
• Mantener altos estándares de organización y confidencialidad.

Requisitos y calificaciones

• Título técnico o profesional en Administración de Empresas, Secretariado, Contabilidad, Gestión Administrativa o carrera relacionada.
• Experiencia previa como asistente administrativo/a o en funciones de oficina.
• Manejo de Microsoft Office, especialmente Word, Excel y PowerPoint.
• Conocimientos de Google Workspace serán valorados.
• Excelente capacidad de organización y gestión del tiempo.
• Buenas habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Atención al detalle y capacidad para trabajar con documentación.
• Capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades.
• Responsabilidad, puntualidad y actitud profesional.
• Capacidad para trabajar tanto de manera independiente como en equipo.

Calificaciones deseables

• Experiencia en arquitectura, diseño, construcción, inmobiliaria o desarrollo urbano.
• Experiencia trabajando con estudios de arquitectura o empresas de construcción.
• Conocimientos básicos de presupuestos, cotizaciones y gestión de proveedores.
• Experiencia utilizando sistemas ERP o CRM.
• Conocimientos de gestión documental y plataformas colaborativas.
• Familiaridad con materiales de construcción, diseño de interiores o proyectos residenciales de lujo.
• Experiencia coordinando proveedores y contratistas.
• Conocimientos básicos de sostenibilidad y construcción responsable.
• Inglés o portugués será considerado una ventaja.

Perfil que buscamos

Buscamos un/a profesional organizado/a, responsable, proactivo/a y orientado/a al detalle, capaz de gestionar diferentes tareas administrativas manteniendo altos estándares de calidad y confidencialidad.

El candidato ideal deberá sentirse cómodo trabajando en un entorno dinámico y profesional, colaborando con arquitectos, diseñadores, ingenieros, contratistas y proveedores en proyectos residenciales de alta gama.

Se valorará especialmente el interés por la arquitectura, el diseño, la construcción sostenible y los proyectos inmobiliarios premium.

Sueldo: $7.500 - $10.000 la hora

Lugar de trabajo: Viajar de manera regular