Administrative Assistant (Temporary)

MISION

Realizar todas las tareas administrativas necesarias, de acuerdo con los procedimientos definidos, brindando un servicio de soporte eficiente a los grupos de interés internos y externos de la empresa.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES

• Redactar y enviar correos electrónicos, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios;
• Ser el punto de contacto para los miembros del equipo, así como para los clientes / proveedores externos, asegurándose de que sean atendidos por teléfono, correo electrónico u otro medio de comunicación y recuperen la información necesaria;
• Gestionar el calendario de reuniones asegurándose de que se proporciona la asistencia necesaria - reservas, salas de reuniones, etc. - en función de las necesidades (reuniones internas, reuniones de ciclo, congresos);
• Ayudar en viajes, alojamiento y necesidades de alquiler de automóviles;
• Preparar presentaciones y ayudar con la traducción;
• Brindar apoyo, cuando sea necesario, en temas de recursos humanos: gestión de flotas de automóviles, nómina, etc .;
• Ser responsable del proceso de la orden de compra (Insertar y proporcionar órdenes / solicitudes de compra en el Sistema), incluido el trato con los proveedores y asegurarse de que las perspectivas financieras y contables estén de acuerdo con los procedimientos del Grupo;
• Gestionar el procedimiento de contratos / acuerdos, relacionados con campañas o eventos promocionales y médicos, cuando corresponda;
• Asesorar y capacitar a sus compañeros sobre las mejores prácticas comerciales;
• Manejar y enviar mapas de gastos y comprobantes de empleados;
• Actualizar, mantener y seguir las políticas y procedimientos de la oficina;

REQUISITOS Y CALIFICACIONES

• Experiencia previa de al menos 3 años en un puesto similar;
• Conocimientos prácticos sobre el manejo de dispositivos de oficina de TI, como impresoras y máquinas de fax;
• Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de oficinas;
• Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular);
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo;
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal;
• Fluidez en inglés (escrito y hablado);
• Atención a los detalles y habilidades para la resolución de problemas;
• Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.

PERFIL DE COMPETENCIAS

Orientación a negocio

Orientado al cliente

Innovación

Planificación y Organización

Busqueda de Excelencia

Trabajo en Equipo Y Colaboracion

Conocimiento Técnico

OTHERS

Responsabilidades de cumplimiento (si corresponde)

• Controlar la recogida de información y documentos de los eventos y su estado.