Asistente Administrador

Position: Asistente Administrador

Job Description:

Area: Area de Fajardo, Ceiba, Luquillo, Rio Grande,Loiza

Atender todo lo relacionado para sostener la operación diaria de un Condominio o propiedad bajo el régimen de propiedad horizontal y Controles de Acceso. Garantizando el buen gobierno en especial lo relativo a los elementos de uso común y los servicios generales a todos los titulares.

Core Duties & Responsibilities:· Atenderá y manejará toda gestión delegada por la junta de directores en aval de la ley 129 en pro del manejo apropiado de la propiedad

· Asistirá en el otorgamiento de contratos a los proveedores de servicios contratados. Supervisará los servicios que estos lleven a cabo, que estén relacionados con la conservación, mantenimiento o administración de las áreas comunes generales o limitadas de la propiedad.

· Gestionará cotizaciones por servicios, así como la compra de materiales, equipos y accesorios necesarios para la operación.

· Coordinará y asistirá presencialmente a reuniones de la Junta de directores.

· Coordinará, preparará y asistirá a las asambleas de la Asociación de Residentes. Solicitará y proveerá todos los documentos necesarios para llevar a cabo las mismas

· Mantendrá y promoverá la actualización del Registro de Titulares.

· Generará y responderá la correspondencia, según se requiera con los temas y asuntos relacionados a la conservación, mantenimiento y administración de la propiedad.

· Recibirá, manejará y atenderá toda reclamación que sea referida a la Oficina de Administración. Proveyendo alternativas para apoyar a los titulares en sus gestiones

· Mantendrá una fiscalización efectiva sobre el uso de las utilidades comunales, tales como: energía eléctrica, agua potable y teléfono. Asistir en la presentación de reclamaciones que correspondan por la facturación de sus servicios, y llevará a cabo todo el trámite administrativo de reclamación que las leyes y reglamentos de dichas agencias públicas requieran.

· En caso de una reclamación a alguna aseguradora, asistirá en la coordinación con el agente de seguros y la aseguradora, o el ajustador público contratado por la propiedad si alguno, el pago de la reclamación, fundamentando y apoyando la reclamación con la documentación que se requiera por la aseguradora o sus ajustadores respectivos.

· Emitir los pagos a los suplidores y proveedores de servicios y mantener el registro de cheques.

· Cumplir con las retenciones de 10% ó 6% que exige el Departamento de Hacienda a los pagos por servicios recibidos por encima de $500 en el año, con todo aquel suplidor de servicios, contratado por la propiedad que no tenga el Relevo de Retención por servicios prestados.

· Contabilizar y llevar al banco los depósitos de los pagos de las cuotas de los titulares.

· Aplicar los intereses y penalidades aplicables a los titulares morosos. Durante la primera semana de cada mes, enviar estados de cuenta a los titulares (vía correo electrónico o copia física, como el titular escoja).

· Redactara comunicados oficiales a los titulares para comunicar cualquier asunto de interés relevante.

Required Skills:
-Excelente Servicio al cliente

-Conocimiento en sistemas de contabilidad(Sage, Quickbooks)

-Amplio conocimiento en Office 360(Word, Emails)

-Excelente comunicación verbal y escrita

-Trabajar bajo presión

-Disposición de aprender constantemente

-Motivado a manejar retos diarios

-Agilidad y rapidez al momento de atender asuntos que apremian y de emergencia.

Job Type: Full-time

Experience:

• Administrator: 1 year (Preferred)

Work Location: In person