ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Company Description: MERJET

Job Description: Empresa de Accesorios de Alta Gama está en búsqueda de una Asistente Administrativa para formar parte del equipo de trabajo.

Objetivo Principal Del Cargo Responsable de la atención de visitantes y Clientes que ingresan a la oficina, así como gestionar las llamadas telefónicas, correspondencia y otras funciones administrativas básicas que garanticen el buen funcionamiento de la recepción. Su labor está orientada a efectuar actividades administrativas, bajo instrucciones precisas.

Responsabilidades y Funciones Del Cargo

• Cumplir cabalmente todas las definiciones y directrices de la Empresa, lo cual está establecido en el Reglamento de Trabajo, políticas y documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC); tales como procesos, subprocesos, instructivos, formatos y registros, entre otros.
• Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable.
• Ejecutar tareas de dificultad rutinaria, prestando servicio y apoyo administrativo, en las diferentes áreas de trabajo.
• Digitalización, archivo o envío de documentos.
• Recepción y despacho de correspondencia, si aplica. (mensajería, paquetes).
• Elaboración de reportes, archivos, orden, presentaciones u otro entregable.
• Recopilar y procesar información que le encarguen.
• Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas (federal Access)
• Atención personal que viene a entrevistas.
• Orientar a colaboradores, Clientes y visitas.
• Atender presencial y telefónica al Clientes y visitas sobre:
• Horarios y canales de atención.
• Ubicación de Puntos de Venta y página web.
• Estado de Servicios Técnicos (validando status en Sistema MERJET) y atención general.
• Enviar o entregar información a Clientes sobre presupuestos y/o cobrar reparaciones.
• Mantener actualizada la lista de contactos (personal, clientes, proveedores, etc.) y proveerla al personal de la Empresa que la requiera.
• Coordinar/ informar /llevar registro de capacitaciones al personal, conforme las directrices que el área de RRHH le indique.
• Adquisición de bienes y servicios:
• Buscar nuevos proveedores recolectando información sobre condiciones de compra en términos de precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago.
• Emisión de órdenes de compra en el ERP de forma correcta.
• Seguimiento de entrega de órdenes de compra incluida la recepción en sistema ERP.
• Coordinar con el personal de las demás áreas que las compras estén alineadas con sus requerimientos y los de la empresa.
• Llevar control de suministros de papelería e insumos de oficina; identificar “quiebre de stock” y entregar consolidados de compra cuando se requiera.
• Procesar compras cuando su jefe directo le autorice.
• Gestionar preparativo de viaje:
• Cotización vuelos, alojamiento, transporte y similares dentro de los márgenes o criterios que defina la Empresa previamente aprobada por jefe directo.
• Conforme los días de viaje y los criterios de Empresa calcular la asignación de fondos de alimentación (monto para desayunos, almuerzos, cenas) según corresponda e informar a las áreas responsables de carga.
• Recopilación de documentos contables de cada orden de compra.
• Otras actividades que le solicite su jefe directo.
• Otras actividades de apoyo que se requieran de otras áreas

FORMACION PROFESIONAL

• Técnico en áreas de Administración, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.

EXPERIENCIA LABORAL PREVIA

• Mínimo 2 años en cargos o labores similares.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO

• COMPETENCIAS TÉCNICAS
• Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
• Redacción y ortografía.
• Conocimientos básicos en gestión administrativa y contable.
• Uso de sistemas ERP o software de gestión (deseable).
• COMPETENCIAS DE GESTIÓN
• Organización y planificación.
• Comunicación efectiva.
• Orientación al cliente interno y externo.
• Proactividad y autonomía.
• Discreción y confidencialidad.
• Capacidad para trabajar bajo presión.