Asistente Administrativo

Descripción del trabajo:

En Haskell, no solo te unes a una empresa, sino que te unes a un lugar de trabajo reconocido a nivel nacional como Top Workplace, donde las perspectivas diversas y el pensamiento inclusivo impulsan mejores resultados. Ya sea que estés comenzando, desarrollando tu experiencia o liderando el camino, encontrarás una cultura basada en la confianza, impulsada por la excelencia y diseñada para apoyar tus metas. Aquí, tendrás la oportunidad, la flexibilidad y el sentido de pertenencia para desarrollar tu carrera a tu manera—mientras generas un impacto real.

Alcance del Puesto

Realiza una variedad de servicios de apoyo administrativo dentro del departamento asignado. Las asignaciones de trabajo pueden variar según las habilidades y la experiencia del individuo y las necesidades de la organización.

Responsabilidades del Trabajo

• Establece prioridades y procedimientos rutinarios para llevar a cabo el trabajo, sujeto a plazos aplicables.
• Realiza una considerable coordinación y seguimiento.
• Realiza un alcance completo de aplicaciones de procesamiento de texto y hojas de cálculo, incluyendo cartas de correspondencia combinada, así como documentos que contienen datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal.
• Recibe llamadas y responde a preguntas rutinarias. Recopila información rutinaria de (o realiza solicitudes a) otros miembros ejecutivos, profesionales, del equipo y/o proveedores y clientes externos.
• Programa citas tentativas y puede programar reuniones del equipo según la dirección del supervisor directo.
• Coordina con personal interno y externo para llevar a cabo actividades moderadamente complejas, como programación, desarrollo de agendas o recopilación de materiales y orden de alimentos y bebidas para reuniones de equipo.
• Mantiene los suministros de oficina, equipo técnico y archivos del grupo.

Educación/Experiencia

• Se requiere diploma de escuela secundaria; se prefiere algo de educación universitaria o certificación empresarial aplicable.
• Mínimo de 1 año de experiencia en oficina/funciones administrativas;

Conocimientos, Habilidades, Licencias, Certificaciones Específicas, Etc.

• Buenas habilidades organizativas; atención al detalle.
• Mantener la confidencialidad de la información.
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Comunicarse eficazmente de manera verbal y por escrito.
• Proporcionar, así como ejecutar, instrucciones detalladas verbales y escritas de manera independiente.
• Colaborar con otros para lograr los objetivos organizacionales; identificar y resolver problemas.
• Usar pensamiento lógico o racional para resolver problemas; tomar decisiones basadas en el juicio personal.
• Realizar cálculos matemáticos (fracciones, decimales, porcentajes, estadísticos) según sea necesario.
• Demostrar competencia en Microsoft Word, incluyendo PowerPoint; Prolog si aplica.
• Capacidad para comprender y ejecutar la visión y los valores de la empresa de Equipo,
• Excelencia, Servicio y Confianza

Competencias Clave

• Responsabilidad: Aceptar la responsabilidad que resulte en la anticipación/previsión de áreas problemáticas derivadas de acciones, y resolución de problemas dentro y fuera del departamento/organización.
• Enfoque en el Cliente: Hace que el servicio a clientes internos y externos sea una prioridad; se enfoca en exceder las expectativas del cliente, no solo cumplirlas; reconoce y valora a todas las partes interesadas clave; aplica y desarrolla habilidades de excelencia en el servicio.
• Comunicación Efectiva: Escucha para comprender y apreciar, fomenta la retroalimentación abierta; presenta de manera clara y eficaz en interacciones individuales, y en grupos pequeños y grandes; considera a la audiencia al preparar mensajes y al elegir los canales de comunicación adecuados; crea y fomenta canales abiertos de comunicación.
• Ejecución/Empoderamiento: Demuestra la capacidad de obtener resultados; gestiona demandas competitivas en un entorno de ritmo acelerado con resultados efectivos; identifica y crea soluciones de contingencia para garantizar la ejecución oportuna.
• Aprendizaje y Desarrollo: Aprender nuevas habilidades y aumentar capacidades es una alta prioridad; toma medidas para abordar necesidades de desarrollo en sí mismo y en otros, si aplica; identifica brechas y oportunidades de aprendizaje para asegurar la competencia técnica completa del puesto; asume la responsabilidad de su propio desarrollo y mejora de habilidades.

Valores

• Equipo: Colaborar y demostrar respeto por los miembros del equipo, socios y todos con quienes hacemos negocios; comunicación abierta.
• Excelencia: Buscar calidad y seguridad; ejecución de trabajo de clase mundial; creativo e innovador; dedicado a la mejora continua.
• Servicio: Apasionado por el servicio al cliente interno y externo y hacia la comunidad; y crea valor superior.
• Confianza: Altos estándares de ética y responsabilidad personal; transparencia; credibilidad; equidad

Factores Ambientales y/o Requisitos Físicos

Al desempeñar las funciones de este puesto, se requiere que esta posición tenga habilidades ambulantes ordinarias suficientes para visitar otras ubicaciones; y la capacidad de estar de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas y manipular (levantar, cargar, mover) pesos ligeros a medianos de 10-50 libras. Requiere buena coordinación mano-ojo, destreza de brazos, manos y dedos, incluida la capacidad de agarrar, y agudeza visual para usar un teclado, operar equipos y leer información de aplicaciones/formularios. El empleado frecuentemente debe sentarse, alcanzar con manos y brazos, hablar y escuchar.

Haskell realizará ajustes razonables en cumplimiento con la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990 y la Ley de Enmiendas de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 2008. La descripción del puesto será revisada periódicamente a medida que las funciones y responsabilidades cambien según las necesidades del negocio. Las funciones esenciales y marginales del trabajo están sujetas a modificación.

Haskell es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (Mujeres/Minorías/Veteranos protegidos/Personas con discapacidades) y un lugar de trabajo libre de drogas.