Asistente Administrativo

Somos una empresa dedicada a la comercialización y ejecución de proyectos de tecnología, iluminación y soluciones para empresas e instituciones.

Buscamos una persona organizada, responsable y con atención al detalle para integrarse al equipo como Administrativa de Proyectos de Luminarias, brindando apoyo en la gestión documental, administrativa y operativa de los proyectos.

Objetivo del puesto

Dar seguimiento administrativo y operativo a los proyectos de instalación y suministro de luminarias, asegurando el correcto control de documentación, materiales, proveedores, personal, avances, entregas y facturación.

La persona será un enlace entre las áreas administrativa, comercial, operativa y los clientes, contribuyendo a que cada proyecto se desarrolle de manera ordenada y oportuna.

Principales responsabilidades

• Integrar y mantener actualizados los expedientes de cada proyecto.
• Dar seguimiento a contratos, órdenes de compra, cotizaciones, facturas y documentación relacionada con los proyectos.
• Llevar el control administrativo de avances y entregables.
• Dar seguimiento a las fechas programadas de suministro, instalación y entrega.
• Coordinar información entre clientes, proveedores, personal operativo y áreas internas.
• Llevar el control de materiales requeridos para cada proyecto.
• Solicitar cotizaciones y dar seguimiento a proveedores de luminarias, materiales y servicios.
• Verificar que los materiales solicitados correspondan con las necesidades y especificaciones del proyecto.
• Apoyar en la elaboración de requisiciones y órdenes de compra.
• Dar seguimiento a entregas de materiales y reportar cualquier diferencia o retraso.
• Recopilar evidencias fotográficas y documentación de los trabajos realizados.
• Mantener actualizados los reportes de avance de cada proyecto.
• Apoyar en la elaboración de estimaciones, reportes y controles administrativos.
• Dar seguimiento a la documentación necesaria para facturación y cobranza.
• Coordinar con el personal operativo la entrega de información y documentación requerida.
• Elaborar reportes periódicos sobre avances, pendientes y necesidades de cada proyecto.
• Identificar oportunamente situaciones que puedan afectar tiempos, costos o entregables y comunicarlas al responsable del proyecto.
• Apoyar en actividades administrativas generales relacionadas con la operación.

Requisitos

• Bachillerato concluido; carrera técnica o licenciatura en Administración, Contabilidad, Gestión Empresarial, Ingeniería o áreas afines, deseable.
• Experiencia mínima de 1 a 2 años en actividades administrativas, control de proyectos, compras o coordinación operativa.
• Manejo de Excel y paquetería Microsoft Office.
• Buena redacción y ortografía.
• Capacidad para organizar y controlar grandes cantidades de información.
• Experiencia en elaboración y seguimiento de reportes.
• Facilidad para comunicarse con clientes, proveedores y personal operativo.
• Disponibilidad para realizar seguimiento a proyectos en campo cuando sea necesario.

Experiencia deseable

• Administración o seguimiento de proyectos de instalación.
• Experiencia en proyectos de iluminación o instalaciones eléctricas.
• Control de materiales e inventarios.
• Gestión de proveedores y compras.
• Manejo de órdenes de compra y facturación.
• Experiencia con proyectos para empresas, instituciones o dependencias gubernamentales.
• Conocimiento básico de luminarias LED y materiales eléctricos.
• Manejo de plataformas administrativas o ERP.

Competencias y habilidades

• Organización y atención al detalle.
• Saber manejar
• Seguimiento y control.
• Responsabilidad y compromiso.
• Comunicación efectiva.
• Proactividad e iniciativa.
• Capacidad para resolver problemas.
• Trabajo en equipo.
• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir fechas de entrega.
• Facilidad para aprender procesos y productos técnicos.
• Orientación al servicio.

Ofrecemos

• Sueldo competitivo de acuerdo con experiencia y perfil.
• Prestaciones de ley.
• Capacitación sobre productos y procesos.
• Desarrollo profesional.
• Participación en proyectos de instalación y suministro.
• Ambiente de trabajo colaborativo.
• Oportunidades de crecimiento dentro de la empresa.

Sueldo: $7,876.00 - $16,142.68 al mes

Beneficios:

• Descuento de empleados
• Descuento de gimnasio
• Descuentos y precios preferenciales
• Opción a contrato indefinido
• Programa de referidos

Lugar de trabajo: Empleo presencial