Asistente Administrativo

DESCRIPCIÓN DE PUESTO: AUXILIAR DE RECEPCIÓN

Área: Recepción y Atención al Cliente
Departamento: Administración y Operaciones
Centro de trabajo: Clínica Veterinaria de Atención 24 Horas
Reporta a: Gerencia, Administración o Coordinación Operativa
Personal con el que interactúa: Propietarios de pacientes, médicos veterinarios, auxiliares veterinarios, personal administrativo, proveedores y servicios externos.

1. Objetivo general del puesto

Brindar atención presencial, telefónica y digital a los propietarios de pacientes veterinarios, gestionando de manera eficiente, ordenada y oportuna la información relacionada con consultas, urgencias, hospitalizaciones, procedimientos médicos, pagos, proveedores y actividades administrativas de la clínica.

El Auxiliar de Recepción es responsable de funcionar como enlace de comunicación entre los propietarios, el equipo médico veterinario y el área administrativa, procurando que la información se registre correctamente, se transmita a las personas correspondientes y reciba el seguimiento necesario.

Su labor contribuye a mantener la continuidad operativa de una clínica que brinda atención las 24 horas, asegurando una recepción organizada, una comunicación clara y una experiencia de servicio profesional, empática y confiable.

2. Funciones y responsabilidades principalesA. Atención y orientación a propietarios

• Recibir y atender a los propietarios de mascotas que acuden a consulta programada, urgencias, hospitalización, estudios diagnósticos o procedimientos veterinarios.
• Proporcionar información general sobre los servicios de la clínica, horarios de atención, modalidades de consulta y procesos administrativos.
• Identificar el motivo de la visita y canalizar oportunamente al paciente con el médico veterinario o personal correspondiente.
• Mantener una comunicación cordial, empática y profesional, especialmente ante situaciones de preocupación, estrés o emergencia.
• Solicitar y verificar los datos de identificación y contacto del propietario, así como la información básica del paciente.
• Explicar los procedimientos administrativos de ingreso, registro, pagos, presupuestos y entrega de documentación.
• Recibir llamadas, mensajes y solicitudes de información, canalizándolos de acuerdo con su naturaleza y prioridad.
• Dar seguimiento a las solicitudes pendientes de los propietarios, evitando omisiones o información contradictoria.
• Canalizar las dudas médicas al personal veterinario autorizado, sin emitir diagnósticos, pronósticos ni recomendaciones clínicas por cuenta propia.

B. Registro y gestión de información de pacientes

• Registrar y actualizar los expedientes administrativos de los pacientes y sus propietarios en el sistema de gestión de la clínica.
• Capturar correctamente nombres, teléfonos, domicilios, correos electrónicos y demás datos requeridos.
• Registrar fechas y horarios de ingreso, consultas, citas, hospitalizaciones, procedimientos y altas, según corresponda.
• Verificar que la información administrativa se encuentre completa, legible y actualizada.
• Integrar y organizar documentos como autorizaciones, presupuestos aceptados, comprobantes de pago y formatos de ingreso, conforme a los procedimientos internos.
• Registrar solicitudes, mensajes, pendientes y compromisos adquiridos con los propietarios.
• Mantener la confidencialidad de la información personal, administrativa y clínica a la que tenga acceso.
• Evitar duplicidades, errores de captura, pérdida de documentos y modificaciones no autorizadas en los registros.
• Comunicar oportunamente al equipo correspondiente cualquier inconsistencia detectada en la información.

C. Comunicación y coordinación con médicos veterinarios

• Mantener comunicación constante con los médicos veterinarios de turno para transmitir información relevante sobre ingresos, citas, urgencias y solicitudes de propietarios.
• Notificar al personal médico la llegada de pacientes y proporcionar los datos administrativos necesarios para su recepción.
• Canalizar llamadas y mensajes dirigidos a médicos veterinarios, respetando los protocolos de comunicación y las prioridades de atención.
• Recibir y transmitir mensajes relacionados con horarios de consulta, disponibilidad del personal, visitas, entrega de documentos y seguimiento administrativo.
• Apoyar en la programación de citas, procedimientos y revisiones posteriores, de acuerdo con la disponibilidad indicada por el equipo médico.
• Dar seguimiento administrativo a solicitudes de presupuestos, resultados, informes o actualizaciones de pacientes, verificando con el médico responsable qué información puede compartirse y cuándo.
• Coordinar la comunicación con los propietarios de pacientes hospitalizados conforme a los horarios, autorizaciones y protocolos establecidos por el equipo médico.
• Registrar los compromisos de comunicación pendientes y confirmar que hayan sido canalizados al responsable correspondiente.
• Facilitar la comunicación entre turnos mediante la entrega de información relevante sobre pacientes, propietarios, llamadas pendientes y asuntos administrativos sin resolver.

Importante: el Auxiliar de Recepción no sustituye las funciones del médico veterinario. Las decisiones clínicas, la interpretación de resultados, los pronósticos y las indicaciones de tratamiento corresponden al personal médico autorizado.

D. Gestión de información con proveedores

• Recibir llamadas, mensajes, cotizaciones, pedidos y solicitudes de información de proveedores de medicamentos, material médico, alimentos, laboratorio, limpieza, mantenimiento y otros servicios.
• Solicitar o recopilar cotizaciones y transmitirlas al área administrativa o responsable de compras para su revisión y autorización.
• Registrar pedidos, fechas de solicitud, fechas estimadas de entrega, cantidades informadas y datos de contacto del proveedor.
• Dar seguimiento a entregas pendientes, pedidos incompletos, retrasos, cambios de precio y solicitudes de aclaración.
• Coordinar con el personal responsable la recepción de productos, documentos, facturas y comprobantes.
• Verificar administrativamente que la documentación recibida corresponda con los pedidos autorizados, sin asumir la validación técnica o sanitaria que compete al personal responsable.
• Canalizar facturas, notas de remisión, comprobantes fiscales y demás documentos al área correspondiente.
• Mantener actualizados los directorios de proveedores, contactos, horarios de atención y medios de comunicación.
• Comunicar oportunamente cualquier incidencia relacionada con entregas, disponibilidad de insumos o servicios contratados.
• Dar seguimiento a las solicitudes de pago y aclaraciones administrativas, sin comprometer pagos ni autorizar compras fuera de sus facultades.

E. Programación y seguimiento de citas

• Registrar, confirmar, modificar y cancelar citas de acuerdo con las políticas de la clínica.
• Verificar la disponibilidad de médicos veterinarios, espacios y servicios antes de confirmar una cita.
• Enviar recordatorios y comunicar cambios de horario a los propietarios.
• Registrar las solicitudes de consultas de seguimiento, revisiones, vacunación, estudios y otros servicios.
• Mantener actualizada la agenda física o digital.
• Coordinar con el equipo médico las citas que requieran preparación especial o condiciones específicas.
• Informar oportunamente sobre retrasos, cambios de disponibilidad o reprogramaciones autorizadas.
• Dar seguimiento a citas pendientes de confirmación y registrar cancelaciones o inasistencias.

F. Gestión administrativa de ingresos, pagos y documentación

• Elaborar o registrar cargos por servicios conforme a la información autorizada por el personal responsable.
• Recibir pagos mediante los medios habilitados por la clínica y emitir o gestionar los comprobantes correspondientes.
• Registrar anticipos, abonos, liquidaciones y saldos pendientes de acuerdo con los procedimientos internos.
• Apoyar en la elaboración de presupuestos con base en los conceptos y montos proporcionados por el personal autorizado.
• Verificar que los conceptos cobrados correspondan con la información registrada y autorizada.
• Realizar cortes de caja, conciliaciones y reportes de ingresos cuando estas actividades formen parte de sus funciones asignadas.
• Resguardar comprobantes, recibos y documentos administrativos.
• Informar a la gerencia sobre diferencias de caja, errores de cobro o movimientos que requieran aclaración.
• Canalizar solicitudes de facturación y seguimiento de documentos fiscales al área responsable.

G. Atención administrativa de urgencias y hospitalizaciones

• Recibir de manera organizada a los propietarios que acuden por una urgencia veterinaria.
• Recopilar los datos administrativos básicos y notificar de inmediato al equipo médico.
• Evitar que los procesos de registro o cobro retrasen la valoración médica de un paciente que requiera atención urgente.
• Apoyar en la documentación administrativa del ingreso y hospitalización conforme a las indicaciones del personal responsable.
• Registrar los datos de contacto, autorizaciones y comunicaciones que deban conservarse en el expediente.
• Facilitar el contacto entre los propietarios y el médico responsable para las actualizaciones autorizadas.
• Registrar pagos, presupuestos aceptados, solicitudes de información y pendientes administrativos relacionados con pacientes hospitalizados.
• Apoyar en la coordinación administrativa de altas y entrega de documentación, una vez que el personal médico haya autorizado la salida del paciente.
• Mantener discreción, sensibilidad y respeto ante situaciones de gravedad, fallecimiento o decisiones difíciles de los propietarios.

H. Comunicación entre turnos y continuidad operativa

• Elaborar y entregar reportes de pendientes al finalizar cada turno.
• Registrar llamadas no contestadas, mensajes por responder, citas por confirmar y solicitudes de propietarios sin concluir.
• Informar sobre pagos pendientes de aclaración, documentos faltantes y gestiones con proveedores que requieran seguimiento.
• Comunicar incidencias operativas relevantes al responsable del siguiente turno.
• Verificar que la información transmitida sea clara, completa y esté documentada.
• Mantener actualizados los medios de comunicación internos y respetar los canales establecidos.
• Evitar que los cambios de turno generen pérdida de información o interrupciones en la atención administrativa.

I. Organización y control de recepción

• Mantener el área de recepción limpia, ordenada y funcional.
• Organizar documentos, formatos, expedientes administrativos y materiales de oficina.
• Verificar la disponibilidad de papelería, formatos de ingreso, recibos y otros materiales de uso frecuente.
• Reportar fallas en equipos, sistemas informáticos, líneas telefónicas o medios de pago.
• Cumplir los protocolos internos de seguridad, protección de datos y manejo de efectivo.
• Apoyar en la actualización de directorios, listas de precios autorizadas y documentos informativos.
• Reportar incidentes, quejas, inconformidades o situaciones que requieran la intervención de la gerencia.

3. Responsabilidades del puesto

El Auxiliar de Recepción será responsable de:

• La exactitud y actualización de la información administrativa que capture.
• La transmisión oportuna de mensajes y solicitudes al personal correspondiente.
• El seguimiento de pendientes dentro de su ámbito de responsabilidad.
• La atención respetuosa y profesional a propietarios, médicos y proveedores.
• El manejo confidencial de datos personales, información de pacientes y documentación interna.
• El registro adecuado de pagos y movimientos que tenga autorizados.
• La organización y conservación de documentos bajo su resguardo.
• La entrega clara y completa de información entre turnos.
• El cumplimiento de los procedimientos administrativos y de atención establecidos por la clínica.

4. Límites de autoridad y actuación

El Auxiliar de Recepción deberá actuar dentro de las políticas y facultades que le sean asignadas. No le corresponde:

• Emitir diagnósticos o recomendaciones médicas veterinarias.
• Modificar tratamientos, medicamentos o indicaciones clínicas.
• Comunicar pronósticos o resultados médicos sin autorización del profesional responsable.
• Autorizar descuentos, devoluciones, compras, créditos o pagos extraordinarios sin facultad expresa.
• Comprometer fechas de entrega o disponibilidad de proveedores sin confirmación.
• Divulgar información confidencial a personas no autorizadas.
• Retrasar la atención de urgencias por completar trámites administrativos.

5. Competencias y habilidades requeridas

• Comunicación efectiva: capacidad para transmitir información clara, precisa y oportuna.
• Organización y seguimiento: habilidad para administrar múltiples pendientes sin perder información.
• Atención al cliente: trato amable, profesional y empático.
• Manejo de situaciones difíciles: capacidad para conservar la calma ante urgencias, quejas o propietarios emocionalmente afectados.
• Atención al detalle: precisión en registros, pagos, documentos y datos de contacto.
• Trabajo en equipo: colaboración con personal médico, administrativo y operativo.
• Manejo de herramientas digitales: dominio básico o intermedio de computadora, correo electrónico, hojas de cálculo, mensajería y sistemas administrativos.
• Confidencialidad: criterio para proteger información personal, médica y financiera.
• Resolución de problemas administrativos: identificación de incidencias y canalización oportuna.
• Adaptabilidad: disposición para trabajar en un entorno dinámico con cambios de prioridad.

6. Requisitos sugeridos para el perfil

• Escolaridad mínima: bachillerato concluido, preferentemente con formación administrativa.
• Experiencia deseable: atención al cliente, recepción, captura de datos, caja o actividades administrativas.
• Manejo básico de herramientas ofimáticas y sistemas de registro.
• Disponibilidad para trabajar por turnos, incluidos fines de semana y días festivos, conforme al esquema de contratación.
• Deseable experiencia previa en clínicas veterinarias, hospitales, consultorios o negocios de atención continua.
• Capacidad para trabajar bajo presión y manejar información sensible con discreción.

7. Indicadores de desempeño (KPI)

El desempeño del Auxiliar de Recepción puede evaluarse mediante los siguientes indicadores:

• Exactitud de registros: porcentaje de expedientes administrativos capturados sin errores.
• Tiempo de respuesta: oportunidad en la atención y canalización de llamadas y mensajes.
• Seguimiento de pendientes: porcentaje de solicitudes atendidas o correctamente transferidas dentro del plazo establecido.
• Calidad de atención: resultados de encuestas, comentarios y registro de inconformidades.
• Continuidad entre turnos: porcentaje de entregas de turno completas y documentadas.
• Control administrativo: número de incidencias relacionadas con registros, comprobantes, cobros o documentación.
• Gestión de proveedores: porcentaje de pedidos y entregas con seguimiento documentado.
• Cumplimiento de protocolos: nivel de apego a procedimientos de atención, confidencialidad y operación.

Las metas específicas deberán definirse de acuerdo con el volumen de pacientes, los sistemas de trabajo y las políticas de la clínica.

8. Resultado esperado del puesto

Garantizar que la recepción funcione como un centro confiable de gestión y comunicación, en el que la información de propietarios, pacientes, médicos veterinarios y proveedores se encuentre organizada, actualizada y disponible para las personas autorizadas.

El Auxiliar de Recepción debe contribuir a que cada solicitud tenga un responsable, cada pendiente cuente con seguimiento y cada turno entregue información suficiente para asegurar la continuidad administrativa y una atención profesional durante las 24 horas de operación de la clínica.

Tipo de puesto: Tiempo completo, Medio tiempo, Aprendiz

Sueldo: A partir de $9,582.47 al mes

Beneficios:

• Uniformes gratuitos

Lugar de trabajo: Empleo presencial