Asistente Administrativo de Operaciones

Descripción general: El puesto de Asistente Administrativo provee a la compañía apoyo administrativo al Director(a) de Operaciones, de manera organizada y según le sea solicitada. Trabaja de forma individual en una variedad de tareas relacionadas con la comunicación y la vida laboral del ejecutivo; además de funciones administrativas.

Funciones esenciales del puesto: Incluye las siguientes que se identifican a continuación. Otras tareas y responsabilidades pueden ser asignadas.

· Produce documentos precisos escritos a máquina en el formato adecuado a partir de una variedad de fuentes, incluyendo el dictado oral. Recibe la correspondencia y correos electrónicos. A petición del Director(a): fotocopia documentos, transcribe agenda, minutas. Redacta o transcribe cartas y memorandos.

· Elabora y mantiene los sistemas de archivo adecuados y localiza con prontitud los expedientes que le sean solicitados. Mantiene y conserva los registros vitales. Organiza los datos y los archivos en un formato utilizable.

· Maneja con eficiencia el calendario del Director(a) incluyendo el arreglo de entrevistas, reuniones viajes y actividades.

· Contesta las llamadas telefónicas y correos electrónicos (si así lo requiere) del Directora(a), proporciona información o dirige las llamadas a las personas correspondientes.

· Prepara presentaciones en Power Point del Directora(a) según sea requerido.

· Redacta reportes a las agencias contratantes es ingles y español.

· Realiza otras tareas que le sea asignadas por el Director(a).

Funciones adicionales:

Puede desempeñar otros deberes y responsabilidades según le sean asignados conforme a los requisitos y educación del puesto.

Equipo que utiliza para realizar su trabajo:

Computadora (monitor, teclado y mouse)

MS Office & Google Suite.

Teléfono

Impresora

Equipo de oficina (grapadora, cinta adhesiva, guillotina, tijeras, rotera, entre otros)

Calculadora

Requisitos del puesto: Los requisitos identificados a continuación son representativos del conocimiento, destrezas y/o habilidades requeridas.

Educación y experiencia:

Bachillerato en Sistemas de Oficina. Mínimo dos (2) años de experiencia en funciones similares a las descritas, redacción, preparación de cartas, presentaciones, manejo de calendario, inventario de materiales de oficina entre otros.

Idiomas:

Español Avanzado (gramatical, comprensión y conversacional)

Inglés Avanzado (gramatical, comprensión y conversacional)

Conocimientos, habilidades y destrezas:

· Conocimiento de los procedimientos de trabajo aplicables a las responsabilidades del puesto, área de Sistemas de Oficina.

· Conocimiento del uso, aplicación y funcionamiento de computadoras y programas como Word, Excel y Google Suite.

· Habilidad para mantener relaciones interpersonales efectivas y trabajar en equipo.

· Habilidad para tomar decisiones propias de su nivel de trabajo.

· Destrezas en el manejo de alto volumen de peticiones, uso de computadoras y equipo de oficina e información confidencial.

Tipo de puesto: Tiempo completo

Sueldo: $15.00 - $17.00 la hora

Lugar de trabajo: Empleo presencial