Asistente administrativo/a

Los/las Asistentes Administrativos/as - Research Group Officers proporcionarán apoyo administrativo y organizativo estructurado a un portfolio de Grupos de Investigación. Su objetivo será reducir la carga administrativa y de coordinación que actualmente asumen los Investigadores Principales y el personal investigador de los grupos de investigación, al tiempo que mejoran la calidad, consistencia y agilidad de las interacciones con los Equipos Operativos de ICFO. Principales responsabilidades: Apoyo administrativo y organizativo Proporcionar apoyo administrativo estructurado a los Grupos de Investigación asignados. Ayudar a los Líderes de Grupo y al personal investigador a comprender y aplicar las políticas, procedimientos y requisitos institucionales de ICFO. Preparar, organizar y realizar el seguimiento de solicitudes, documentación y procesos administrativos recurrentes. Anticipar requisitos, plazos y necesidades de aprobación. Mantener la visibilidad sobre los asuntos pendientes y apoyar su resolución en tiempo y forma. Coordinación institucional Coordinar las interacciones administrativas entre los Grupos de Investigación y los equipos institucionales correspondientes. Canalizar y estructurar las solicitudes hacia los Equipos Operativos adecuados. Garantizar que la información sea completa, coherente y se presente a través de los procedimientos establecidos. Supervisar acciones que involucren a varios equipos y escalar incidencias no resueltas cuando sea necesario. Apoyar el cumplimiento de las políticas, procedimientos y plazos institucionales. Apoyo a la actividad investigadora Contribuir a la preparación administrativa y organizativa de las actividades relacionadas con los Grupos de Investigación. Apoyar procesos relacionados con visitantes, reuniones, eventos, logística, incorporación de personal (onboarding), asuntos de personal, formación, viajes, compras, accesos y otras actividades institucionales recurrentes. Coordinarse con los equipos responsables de cada proceso y trabajar conforme a sus procedimientos y directrices. Preparar informes ejecutivos, documentación de apoyo y aspectos logísticos cuando sea requerido. Mejora de procesos y transformación digital Contribuir a la revisión, simplificación y estandarización de los procesos administrativos que afectan a los Grupos de Investigación. Participar en iniciativas de transformación digital lideradas por los equipos operativos correspondientes. Apoyar la implantación y adopción de nuevas herramientas, flujos de trabajo y formas de trabajo. Identificar ineficiencias recurrentes, duplicidades y oportunidades de mejora. Proporcionar retroalimentación estructurada basada en la interacción diaria con los Grupos de Investigación y los equipos institucionales.