ASISTENTE COMUNICACION INTERNA

Misión del Puesto:

Actuar como hub operativo y administrativo transversal que soporta de manera eficiente a todos los subsistemas del área de Cultura & Comunicación, asegurando control presupuestario, coordinación logística y administrativa la trazabilidad documental y la memoria institucional, optimizando recursos y asegurando que las iniciativas de comunicación, cultura, engagement, DEI y eventos se ejecuten con calidad, oportunidad y eficiencia.

Funciones principales:

1. Brindar soporte operativo integral a todos los subsistemas de Cultura y Comunicación en las diferentes iniciativas para impulsar la Cultura, la Comunicación, la gestión del clima y el impulso DEI.
2. Administrar y dar seguimiento al presupuesto general del área para consolidar gastos, asegurar control financiero, cumplimiento de políticas y eficiencia en el uso de recursos.
3. Gestionar procesos de contratación con Compras y áreas de soporte para formalización de contratos, adquisiciones y pagos vinculados a servicios y materiales de Cultura & Comunicación, garantizando cumplimiento de políticas y eficiencia presupuestaria.
4. Gestionar la relación operativa con proveedores y aliados externos (pagos y entregables) para certificar el cumplimiento de fechas y acuerdos, revisar entregables y su calidad, asegurando gestión oportuna, trazabilidad de pagos, eficiencia presupuestaria y efectividad de las iniciativas.
5. Asegurar habilitación de espacios adecuados para la materialización de las iniciativas del área, gestionando la obtención de permisos, accesos y autorizaciones para eventos, campañas o proyectos y asegurando el cumplimiento de políticas internas y regulaciones externas.
6. Supervisar, controlar y gestionar inventarios de materiales y recursos de la unidad para garantizar disponibilidad, conservación, trazabilidad y entrega oportuna en todas las unidades.
7. Coordinar logística y distribución nacional de materiales promocionales de comunicación y eventos (campañas y kits institucionales) para articular proveedores, transporte y cronogramas de entrega, asegurando cobertura oportuna y total.
8. Dar soporte operativo y logístico en ejecución de eventos virtuales o presenciales para colaboradores, aportando a la calidad y entrega de la experiencia para el colaborador.
9. Impulsar mejoras continuas en procesos operativos y administrativos del área para promover prácticas de eficiencia, digitalización y automatización que optimicen tiempo, costos y recursos.
10. Asegurar memoria institucional integral del área para administrar un repositorio estratégico de todas las unidades de Cultura & Comunicación, que consolide de manera digital todas las iniciativas, eventos, proyectos y campañas del área, asegurando su sistematización y garantizando acceso transversal y cumplimiento normativo.
11. Preparar reportes de ejecución presupuestaria para aportar visibilidad a la vicepresidencia y facilitar la toma de decisiones eficientes y alineadas a los objetivos de la organización.
12. Colaborar en el levantamiento y consolidación de indicadores de ejecución de las diferentes unidades para dar visibilidad a resultados generales y apoyo a la toma de decisiones.
13. Administrar y mantener actualizados los canales físicos de comunicación interna (murales, cartelería, displays) para asegurar consistencia estética, pertinencia y alineación institucional.
14. Administrar los buzones oficiales y apoyar en la publicación de contenidos de canales internos para cumplir con los lineamientos del área.

Requisitos académicos:

Grado:

Lic. en Mercadeo, Lic, en Comunicación, Lic. en Adm. de Empresas o carreras afines.