Asistente de Administración

NEXT GUARD SAFETY S.A.C. se encuentra en búsqueda de un/a Asistente de Administración para incorporarse a nuestro equipo.

Buscamos una persona muy organizada, responsable, comunicativa y proactiva , capaz de mantener bajo control la documentación, información y seguimiento de las principales actividades administrativas de la empresa.

Funciones

• Organizar y mantener actualizado el archivo documentario por cliente y pedido: cotizaciones, órdenes de compra, facturas, guías, correos, comprobantes, cargos y demás sustentos.
• Mantener ordenada y actualizada la documentación corporativa: formatos de cotización, brochure, brandbook, presentaciones, fichas, plantillas y documentos formales de la empresa.
• Elaborar y actualizar cuadros y tableros de seguimiento en Excel para pedidos, facturación, cobranzas, pagos, cuentas por pagar y otros pendientes.
• Mantener y actualizar matrices de costos y precios por producto y proveedor.
• Elaborar cotizaciones comerciales de acuerdo con las matrices de precios establecidas.
• Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores, manteniendo actualizada la base de proveedores y costos.
• Emitir facturas, boletas, notas y demás comprobantes, así como elaborar guías de remisión cuando corresponda.
• Registrar y ordenar ingresos y egresos, verificando que cuenten con los comprobantes y sustentos necesarios para su posterior envío a Contabilidad.
• Realizar seguimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
• Coordinar administrativamente con proveedores, clientes y el área logística.
• Atender consultas y requerimientos de clientes, dando seguimiento a cambios, garantías, observaciones o reclamos.
• Elaborar presentaciones en PowerPoint, propuestas comerciales, brochures y material corporativo.
• Utilizar herramientas de Inteligencia Artificial para mejorar presentaciones, documentos, análisis y productividad.
• Llevar un control permanente de pendientes, responsables, fechas límite y estado de cada gestión.
• Brindar soporte administrativo a Gerencia y realizar otras funciones relacionadas con el puesto.

Requisitos

• Egresado/a o bachiller de Administración, Negocios, Ingeniería Industrial, Contabilidad o carreras afines.
• Experiencia previa en funciones administrativas.
• Manejo de Excel a nivel intermedio-avanzado.
• Buen manejo de PowerPoint y herramientas digitales.
• Manejo de herramientas de Inteligencia Artificial.
• Buena redacción y capacidad de comunicación.
• Deseable conocimiento de facturación electrónica, guías de remisión y documentación administrativa/contable.
• Facilidad para tratar con clientes y proveedores.
• Capacidad de organización y seguimiento de múltiples actividades.

Perfil que buscamos Buscamos principalmente una persona que tenga muchísimo orden y capacidad de seguimiento . Alguien que no necesite que se le recuerde constantemente qué está pendiente, sino que pueda mantener la información organizada, anticiparse a vencimientos y hacer seguimiento hasta cerrar cada tarea.

Debe ser una persona proactiva, responsable y resolutiva , con capacidad para identificar pendientes, buscar soluciones y mantener una comunicación constante con las áreas involucradas.

Competencias: organización

• responsabilidad
• comunicación
• proactividad
• seguimiento
• criterio
• atención al detalle
• capacidad resolutiva
• orientación a resultados.

🕐 Disponibilidad Inmediata

• Tiempo completo

📍 Lugar de trabajo San Borja – Lima